O planejamento orçamentário e financeiro é o provisionamento dos recursos de uma determinada organização, como o seu faturamento, custos, despesas e investimentos, que serão executados num determinado período.

Esse planejamento é utilizado na administração dos negócios que utilizam esse instrumento de gestão, esse gerenciamento ajuda a ter uma previsibilidade dos resultados que serão alcançados por uma determinada empresa, proporcionando uma rápida correção do rumo caso seja necessário.

Nesse artigo vamos conceituar o planejamento orçamentário e financeiro, além de trazer exemplos de como utilizá-lo para melhorar a administração dos recursos financeiros e os resultados da empresa.

O planejamento orçamentário e financeiro é um instrumento de gestão empresarial, que faz a provisão dos recursos financeiros de uma determinada empresa para um determinado período de tempo, estabelecendo metas de faturamento, de custos e despesas, além de determinar onde serão investidos os recursos da empresa, com as expectativas de retorno do investimento.

Esse planejamento deve ser realizado considerando o planejamento estratégico e operacional da empresa, refletindo os objetivos estratégicos e considerando a capacidade de investir e de captar recursos caso necessário. Deve estar claro para todos os gestores de onde vem os recursos, como serão investidos, qual o retorno pretendido e de que forma serão aplicados.

O retorno dos investimentos devem estar contemplados nos planos orçamentários, dessa forma os gestores terão as suas metas estabelecidas, saberão quando podem gastar, quais os custos e despesas e quanto a empresa precisará faturar.

Existem vários motivos para fazer o planejamento orçamentário e financeiro, um dos principais é a expansão do negócio, afinal todo empresário gostaria de ver o seu negócio crescer e prosperar, mas para isso acontecer um bom planejamento é necessário.

Outro motivo é o gerenciamento do crescimento, porque um crescimento desordenado pode provocar até a falência da empresa, isso acontece porque a empresa pode investir acima da sua capacidade de gerar recursos financeiros para pagar os investimentos. Quando isso acontece a empresa vai ficar inadimplente gerando uma série de consequências negativas.

O gerenciamento de crises fica muito mais fácil quando se tem um bom plano orçamentário, porque a qualquer sinal que uma crise está afetando a empresa será rapidamente identificado, facilitando a administração e tomando ações para amenizar os efeitos negativos da crise.

O direcionamento dos investimentos para os projetos que tenham maior probabilidade de retorno é potencializado com um bom planejamento orçamentário e financeiro, porque a empresa consegue mensurar antecipadamente uma série de informações. Com um bom planejamento a perpetuação do negócio fica mais fácil de acontecer.

Para fazer o planejamento orçamentário e financeiro deve ser utilizado todas as ferramentas disponíveis, as principais são o balanço patrimonial que demonstra a evolução patrimonial (riqueza), demonstrativo de resultados que demonstra os resultados (lucro ou prejuízo) alcançados pela empresa e o fluxo de caixa que demonstra a utilização dos recursos financeiros (dinheiro), sempre monitorando o realizado e o projetado.

Outras informações operacionais como capacidade produtiva, quantidade de clientes, ticket médio, margem de contribuição, regiões a expandir, capacidade de vendas, além das informações financeiras como aplicações disponíveis, fontes de captação de dinheiro, disponibilidade e custo do dinheiro, etc, ajudam a enriquecer as análises da gestão orçamentária.

Quanto maior for o volume de informações disponíveis, maior será o nível de previsibilidade dos cenários projetados, para isso algumas informações são básicas e sempre devem ser consideradas, são elas:

- vendas – a previsão de faturamento para o(s) próximo(s) ano(s) normalmente é o fator mais difícil, porque depende de variáveis externas, mas considerar a média dos últimos, o aumento ou redução dos clientes, a média de venda de cada cliente, lançamentos ou retiradas de produtos, equipe comercial, entre outros, vai ajudar na criação de alguns cenários possíveis para o faturamento;

- deduções de vendas – mensurar os impostos que deduzem as vendas, fazendo um planejamento tributário pode ajudar a melhorar os resultados;

- custos – mensurar os custos dos produtos vendidos, precificando de forma correta e planejando na quantidade necessária;

- despesas – orçar todas as despesas necessárias a manutenção do negócio, buscando formas mais eficiente de melhorar os gastos, tanto com despesas fixas como de pessoal;

- investimentos – levantar e acompanhar todos os investimentos realizados com os seus respectivos retornos.

O planejamento orçamentário e financeiro é a primeira etapa da gestão orçamentária, abaixo segue as quatro principais etapas que compõem uma gestão orçamentária:

- fazer o planejamento orçamentário;

- fazer as simulações de cenários;

- acompanhar o plano orçamentário com previsto X realizado;

- fazer as revisões orçamentárias conforme necessário;

A importância do planejamento orçamentário é mensurar de forma eficiente os esforços da empresa, acompanhando se os objetivos estão sendo alcançados e caso necessário corrigindo o rumo, isso é possível através do estabelecimento e acompanhamento de metas, que os gestores envolvidos no plano orçamentário terão que monitorar.

Existem vários tipos de metas possíveis, como faturamento geral, por representante, por cliente, por região, por vendedor, de custos dos produtos vendidos, das deduções de vendas, com o percentual máximo com cada imposto, percentual ou valor máximo com comissões e fretes, valor máximo de despesas administrativas, financeiras, comerciais, industriais, etc. Também tem as metas relacionadas aos investimentos, como valor a investir, taxa de retorno, valor e custo de captar recursos. 

O acompanhamento do orçamento empresarial normalmente é realizado mensalmente, comparando os valores (metas) orçados com os realizados, uma dica é sistematizar o monitoramento do plano orçamentário, além de simplificar todo o processo é possível ter vários relatórios e consultas, que vão facilitar as análises e os acompanhamentos.

Como vimos o planejamento orçamentário e financeiro é o início da gestão orçamentária, nessa etapa é importante projetar os investimentos a serem realizados e os resultados previstos, sempre acompanhando os valores projetados com os valores realizados, fazendo os ajustes necessários para que a empresa consiga alcançar os seus objetivos.

Existem vários relatórios que devem ser utilizados para fazer o plano orçamentário, sendo que os principais são o balanço patrimonial, o demonstrativo de resultados e o fluxo de caixa, quanto mais informações tiver disponível mais assertivo será o plano orçamentário.

Utilize o planejamento orçamentário e financeiro para melhorar a sua gestão empresarial, existem vários tipos de orçamentos que podem ser utilizados para isso, entre eles a combinação do orçamento base zero e orçamento matricial é uma excelente alternativa.

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