O orçamento empresarial é fundamental para todas as empresas, sendo uma ferramenta de gestão, para que se tenha um bom controle financeiro, projetando e acompanhando os investimentos e os resultados, fazendo as correções de rumo caso necessário.

Existem vários tipos de orçamentos empresariais, onde cada empresa deve utilizar o modelo orçamentário que melhor atenda as suas necessidades. O modelo orçamentário pode ser composto por um tipo de orçamento ou pela combinação de vários tipos.

Cada vez mais as empresas estão utilizando a gestão orçamentária como ferramenta estratégica para ajudar a melhorar a sua eficiência e os seus resultados, então nesse artigo além de abordar os tipos de orçamentos empresariais, também vamos dar dicas de como usar a gestão orçamentária para melhorar a gestão da empresa, ajudando a melhorar a lucratividade.

- Orçamento incremental

- O orçamento participativo, colaborativo ou descentralizado

- Orçamento estático

- Orçamento flexível ou variável

- Orçamento contínuo

- Orçamento ajustado ou revisado

- Orçamento matricial

- Orçamento base zero – OBZ

- Combinações dos tipos de orçamentos

- Conclusões

Existem vários tipos de orçamentos empresariais, o mais conhecido e mais utilizado é o orçamento de base incremental, também conhecido como tradicional, onde os valores de um determinado período, são replicados para o próximo período, fazendo aos ajustes necessários.

Essa metodologia tem a principal vantagem de ser simples, considerando que os valores do exercício anterior já foram aprovados, não possuindo gastos supérfluos ou desnecessários, porém isso normalmente não é uma verdade, porque com o passar dos anos alguns gastos que eram necessários e adequados ao momento, deixam de ser.

Isso acontece por vários motivos, como novas tecnologias, novos processos, novos modelos de negócios, novos fornecedores, etc, mas se os gastos não tem uma revisão constante, continuam sendo realizados como sendo a melhor opção. A falta de uma revisão constante dos gastos é a principal desvantagem desse modelo.

O orçamento participativo, colaborativo ou descentralizado tem como principal vantagem envolver todos os gestores, aumentando o engajamento dos participantes no processo orçamentário, tendo um nível de assertividade maior.

Esse tipo de orçamento é bem comum no setor público, onde existe o envolvimento da comunidade na definição de como serão destinados os recursos disponíveis para um determinado período. Nos últimos anos esse conceito de orçamento vem ganhando força no meio empresarial, onde a empresa envolve todos os seus gestores no processo orçamentário, aumentando a assertividade na definição dos investimentos, gastos, fluxo de caixa, etc.

Nessa metodologia os gestores podem opinar ou até decidir como os recursos serão utilizados, essas definições normalmente são realizadas em nível de centro de custo. A vantagem é a participação e o engajamento de todos os gestores no processo orçamentário, a desvantagem é que a definição do orçamento fica mais trabalhosa e precisa ter uma ferramenta adequada para utilização desse tipo de orçamento.

O orçamento participativo normalmente precisa ser combinado com outro tipo de orçamento, por exemplo o orçamento incremental ou o orçamento base zero.

O orçamento estático como o nome já diz, é estático não podendo sofrer alterações dentro do período orçado, devendo ser seguido a risca até o final do período orçado. Normalmente é utilizado em funções administrativas de pequenas empresas, destinado a uma atividade ou ação. 

A vantagem desse tipo de orçamento é identificar rapidamente qualquer distorção orçamentária e proceder com as correções necessárias, para que o orçamento seja cumprido conforme determinado inicialmente. 

A desvantagem é a falta de revisões orçamentárias durante o período orçado, sendo que atualmente com a velocidade das mudanças no meio empresarial é cada vez mais difícil a utilização dessa metodologia.

O orçamento flexível, também conhecido como variável foi criado na Alemanha na década de 1970, podendo ser adaptado para qualquer tipo de atividade, sendo relacionado aos custos fixos e/ou variáveis.

É utilizado para controlar o custo por produto, fazendo o calculo da capacidade de produção de cada produto, também calculando a capacidade de cada recurso (funcionário, máquinas e computador), conseguindo fazer um controle amplo dos seus recursos, fazendo os ajustes a qualquer tempo conforme for necessário.

A desvantagem desse tipo de orçamento é a complexidade, mas a vantagem é que ele permite uma análise detalhada de todos os custos variáveis e fixos por produto.

O orçamento contínuo é dinâmico e abrange um grande período de tempo, o mais comum é sempre projetar os próximos 12 meses, mas pode ser projetado alguns meses ou anos, essa definição deve ser feita conforme a necessidade de cada empresa.

Porém esse tipo de orçamento deve ser revisado constantemente, podendo ser mensalmente, bimestralmente, trimestral, semestral ou quando os resultados não estão conforme os objetivos definidos pela empresa. As revisões devem analisar o que deu certo e o que deu errado, ajustando o que for necessário para que a empresa continue gerando resultados positivos. 

Esse tipo de orçamento é indicado para atividades ou segmentos empresariais que tem grandes oscilações em seus negócios. A principal vantagem é estar sempre com um orçamento atualizado e a desvantagem é a necessidade constante de revisar o plano orçamentário.

O orçamento ajustado ou revisado é muito parecido com o contínuo, tendo uma margem grande para se adaptar as mudanças, dessa forma deve ser ajustado constantemente conforme são geradas as necessidades.

Esse tipo de orçamento demanda que a cultura da empresa seja compatível com a metodologia do orçamento, ou seja, a empresa deve ser flexível em suas decisões, se ajustado conforme as necessidades. Normalmente as metas de despesas são mantidas no período orçado, se ajustando no período faltante.

Exemplo: foi orçado R$ 24.000,00 de despesas com publicidade em redes sociais para um ano, sendo uma média de R$ 2.000,00 por mês, mas nos primeiros 6 meses foram gastos R$ 18 mil, então os R$ 6.000,00 faltantes para fechar a meta anual devem ser redistribuídos nos 6 meses faltantes, ajustando a meta para R$ 1.000,00 por mês no 2º semestre.

Mas não tem nada que impeça do valor da meta anual também seja alterado, todos esses ajustes devem ser aprovados conforme as determinações da empresa. 

A principal vantagem é estar sempre com um orçamento atualizado e a desvantagem é a necessidade constante de revisar o plano orçamentário, além da necessidade ter uma cultura empresarial bem flexível a mudanças.

O orçamento matricial, também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é uma metodologia de gestão orçamentária que proporciona um controle cruzado (duplicado) dos custos, despesas, receitas e investimentos, através do cruzamento das entidades e pacotes.

As entidades são as subdivisões dentro da empresa, como unidades, centro de custos, departamentos ou grupo de contas. Um exemplo seria o grupo de contas despesas fixas administrativas, que é penúltimo grau do plano de contas. 

Os pacotes são agrupamentos de contas contábeis similares, contemplando receita, custos, despesas ou investimentos. Temos 3 tipos de pacotes: de gastos, de receita e de capital empregado.

Normalmente a alta direção é responsável pelas entidades e os gestores são responsáveis pelos pacotes, caso tenha interesse em ler um artigo completo sobre o orçamento matricial clique aqui.

A principal vantagem do orçamento matricial é o controle duplicado dos gastos, que ajuda a eliminar orçamentos inflacionados, que normalmente são utilizados para que o responsável tenha uma “margem de segurança” para alcançar as suas metas, o que é uma prática ruim para a empresa, porque aumenta os gastos de forma desnecessária.

A principal desvantagem é operacional, porque cada gasto deve ser controlado por 2 responsáveis aumentando o trabalho para fazer o plano orçamentário. A utilização de um software que contemple essa metodologia ajuda a simplificar a utilização do orçamento matricial.

Todos os tipos de orçamentos descritos acima tem como lógica mensurar os valores orçados, mas o orçamento base zero inverte a lógica em relação aos demais tipos de orçamentos empresariais, porque nesses tipos de orçamentos normalmente faz a replicação dos valores de um determinado exercício para o próximo, presumindo que o exercício anterior não tinha gastos desnecessários ou supérfluos, além de estarem alinhados com o planejamento estratégico da empresa.

Porém isso normalmente não é uma realidade e o orçamento base zero tem como principal objetivo eliminar os gastos desnecessários ou que não estejam alinhados com o planejamento estratégico, porque envolve os gestores no processo orçamentário e faz esses gestores terem que justificar todos os seus gastos, avaliando formas mais eficientes de realizar os gastos, a partir de uma base zero, ou seja, não considera os gastos do exercício anterior como verdadeiros.

A principal vantagem é a alta capacidade de reduzir custos e despesas, sem comprometer a qualidade dos seus produtos e nem a sua produtividade. A desvantagem é que ela é mais trabalhosa, porque tem que fazer uma análise completa dos gastos. A recomendação é utilizar software que simplifique o orçamento base zero.

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Independente do tipo de orçamento utilizado, uma premissa é que o planejamento orçamentário e financeiro seja a mensuração em números do planejamento estratégico da empresa, contemplando os novos investimentos, novas filiais, lançamento de novos produtos, novos modelos de negócios, resultados desejados, etc.

Como vimos nesse artigo todos os tipos de orçamentos tem as suas vantagens e as suas desvantagens, então o ideal é que cada empresa desenvolva um modelo de gestão orçamentária combinando vários tipos de orçamentos, que atendam da melhor forma possível as suas necessidades.

O objetivo é potencializar as vantagens e neutralizar as desvantagens. 

Uma combinação que vem trazendo resultados significativos para as empresas que utilizam é a combinação do orçamento base zero e orçamento matricial, que naturalmente contempla os conceitos do orçamento participativo, por fazer um controle duplicado dos gastos, envolvendo os gestores da empresa, além de revisar todos os gastos a partir de uma base zero.

Como essa metodologia é mais trabalhosa, algumas empresas a utilizam a cada 2 ou 3 anos, intercalando nos demais anos com orçamento incremental (tradicional), mas tem empresas que utilizam todos os anos esse modelo. Essa definição depende dos objetivos orçamentários de cada empresa.

A Ambev é referência internacional na utilização dessa combinação de tipos de orçamentos, inclusive replicando esse modelo para todas as cervejarias compradas ou incorporadas no mundo pelo seu grupo econômico.

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Se a sua empresa quer desenvolver um orçamento empresarial inovador que reduza os gastos sem perder qualidade e nem produtividade, a utilização do orçamento base zero combinado ao orçamento matricial é uma excelente alternativa.

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A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

Se você está buscando reduzir custos na sua empresa recomendamos a leitura dos nossos artigos abaixo que são exemplos reais de empresas que utilizam essa combinação (OBZ e matricial):

Artigo: 6 formas de melhorar a gestão comercial com redução dos custos.

Artigo: Como reduzir custos com logística e aumentar os lucros na sua empresa.

Artigo: Como aumentar os lucros? 8 dicas para reduzir os custos administrativos.

Artigo: Como reduzir custos com software.

Artigo: Como reduzir custos fixos na empresa? Dicas práticas.

E o artigo: Como reduzir custos com seguros_7 dicas para economizar.

Porém se você vem tentando reduzir custos na sua empresa e não vem conseguindo o artigo: Por que não consigo reduzir os custos na minha empresa? É uma excelente leitura porque aborda os fatores psicológicos que impedem a redução dos custos nas empresas.

Mas se você quer aumentar o seu faturamento com lucro, recomendamos a leitura do nosso artigo: Como aumentar o faturamento com lucro.

Existem vários tipos de orçamentos empresariais, sendo que todos tem vantagens e desvantagens, então a definição de qual tipo utilizar depende de vários fatores, como atividade, segmento, cultura e objetivos com a gestão orçamentária.

O ideal é a combinação de vários tipos para atender as necessidades da empresa, potencializando as vantagens e neutralizando as desvantagem, transformando a gestão orçamentária numa ferramenta estratégica para a sua empresa, proporcionando redução dos gastos e aumentando a lucratividade, além de estar alinhado com o planejamento estratégico.