O orçamento empresarial é o ato de planejar e projetar os resultados de uma determinada empresa, contemplando as receitas, deduções, custos, despesas e investimentos, para um determinado período de tempo.

O fato da empresa ter planejado e projetados os seus resultados futuros aumenta as chances de alcançar os resultados desejados, porque a qualquer sinal de distorção fica mais fácil a correção do rumo.

Nesse artigo vamos abordar como fazer um orçamento empresarial, com algumas dicas de como fazer, evitando cometer alguns erros que podem comprometer a gestão orçamentária.

Fazer o orçamento empresarial não é uma garantia que os resultados projetados serão alcançados, mas é uma ferramenta que vai ajudar administrar a empresa, tornando mais provável que os resultados sejam alcançados.

Porém o plano orçamentário deve ser realizado considerado fundamentos concretos, porque se projetar valores fora da realidade da empresa, os objetivos orçamentários não serão alcançados, podendo levar o orçamento empresarial a um descrédito.

A empresa está com o seu faturamento estagnado a 3 anos, mas a diretoria projetou um crescimento de 50% para o próximo ano, porque isso vai “gerar um ótimo resultado”, mas não houve uma mudança de cenário econômico e nem de fundamentos internos como aumento de clientes, abertura de novas regiões, lançamento de produtos diferenciados e/ou redução dos custos e preços, que pudessem justificar essa projeção de crescimento.

O que vai acontecer? Esse resultado projetado vai ficar muito longe de ser alcançado, desmotivando a equipe comercial para buscar essa meta e gerando uma desconfiança em relação ao orçamento empresarial.

A empresa projetou um crescimento de 10% para o próximo ano, que está compatível com as ações comerciais que estão sendo realizadas e foram planejadas para o próximo ano, mas os resultados operacionais projetados ainda estão com prejuízos.

Então a diretoria envolve todos os gestores da empresa para reavaliar todos os custos e despesas, eliminando os custos e despesas desnecessárias e/ou supérfluos, além de retirar os gastos menos prioritários até que a empresa consiga chegar nos resultados desejados.

Com essa abordagem todos os gestores da empresa estarão comprometidos com a gestão orçamentária, porque ajudaram a estabelecer as metas, dentro de uma realidade de mercado.

Uma dica, é mais fácil a empresa administrar fatores internos como custos, despesas fixas e despesas com pessoal, do que os fatores externos como faturamento e preços, então se precisar fazer mudanças significativas é mais provável que a empresa seja bem sucedida trabalhando nos fatores internos.

Não estou dizendo que os fatores externos não devem ser trabalhados, apenas que são mais difíceis, porque envolvem terceiros, então metas muito arrojadas de faturamento ou aumento de margens, são mais difíceis de serem alcançadas do que metas para reduzir custos ou despesas.

O problema que normalmente acontece é que a decisão de reduzir custos ou despesas são mais complicadas de serem adotadas, vamos a um exemplo, a empresa precisa reduzir o quadro de funcionários, essa é uma decisão difícil de ser tomada, porque na maioria das vezes envolve amigos, funcionários comprometidos e/ou com bastante tempo de empresa, entre outras situações. 

Por causa disso que é “mais fácil” superdimensionar a meta de faturamento e margens, mais se isso não é factível, a diretoria da empresa apenas vai jogar para frente um problema que precisa ser resolvido imediatamente.

Outra dica é quando possível trabalhe a redução de custos e despesas pela ótica dos ganhos e não pela ótica da perda, recomendamos a leitura do nosso artigo: Por que não consigo reduzir custos na minha empresa? Esse artigo vai abordar como fazer as reduções pela ótica dos ganhos.

Temos um ebook com o passo a passo para implantar um orçamento empresarial na metodologia do orçamento base zero, pode baixar gratuitamente é só clicar nesse link.

O gerenciamento dos indicadores orçamentários é fundamental para que a empresa tenha segurança e tranquilidade para trabalhar os seus objetivos estratégicos, como novos investimentos, abertura de novos mercados, lançamento de produtos novos, etc.

Os benefícios são vários, como:

- integrar o planejamento estratégico com o plano orçamentário;

- projetar o ROI - retorno sobre os investimentos;

- projetar ou evitar a necessidade de empréstimos;

- melhorar a tomada das decisões;

- identificar os desvios em relação ao projetado e fazer as correções necessárias;

A realização do planejamento orçamentário possibilita aumentar a rentabilidade e lucratividade do negócio, porém a falta do planejamento orçamentário impossibilita a mensuração dos resultados projetados e uma rápida correção dos objetivos que não estão sendo realizados, conforme projetados pela empresa. 

O orçamento empresarial é a transformação do planejamento estratégico em números, então naturalmente vai gerar vários indicadores de desempenho.

Segue abaixo lista com os indicadores mais utilizados:

- projeções de faturamento;

- projeções de custos variáveis, como impostos, comissões e fretes;

- custos e despesas fixas, como despesas industriais, comerciais e administrativas;

- despesas com pessoal;

- DRE – demonstrativo de resultados, com a lucratividade ou rentabilidade operacional ou líquida;

- fluxo de caixa projetado;

- necessidade de capital de giro e/ou investimento;

Cada um desses macro-indicadores deve ser detalhado em vários outros micro-indicadores, como por exemplo as projeções de faturamento, que podem ser detalhadas por mês, por marca, por linha de produto, por região, por vendedor, por representantes, por cliente, etc.

Os micro-indicadores serão de responsabilidade dos gestores responsáveis por aquelas metas, como por exemplo as projeções de faturamento serão de responsabilidade dos gestores comerciais.

A dica é criar um macro painel com poucos indicadores, somente com os principais, algo em torno de 5 ou 6, para que não fique poluído e de difícil análise. No momento da reunião para analisar os orçamentos caso seja necessário detalhar algum indicador, apresenta-se os micro-indicadores daquele indicador.

Abaixo um exemplo de painel orçamentário (macro-indicadores):

Existem vários tipos de orçamentos empresariais, o mais conhecido é o orçamento tradicional (base incremental), mas tem outros como o orçamento matricial, o orçamento colaborativo ou participativo, o orçamento base zero, orçamento estático, orçamento variável, orçamento contínuo, orçamento ajustado, etc.

O orçamento tradicional, também conhecido como orçamento de base incremental, é o mais utilizado, onde os valores de um determinado período, são replicados para o próximo período fazendo aos ajustes necessários.

Essa metodologia tem a vantagem de ser simples, considerando que os valores do exercício anterior já foram aprovados, não possuindo gastos supérfluos ou desnecessários, porém isso normalmente não é uma verdade.

O orçamento participativo, colaborativo ou descentralizado tem como principal vantagem envolver todos os gestores, aumentando o engajamento dos participantes no processo orçamentário, tendo um nível de assertividade maior.

O orçamento matricial tem a principal característica de fazer um controle duplicado, ou seja, cada gasto será controlado por duas pessoas, normalmente sendo por um diretor e por um gestor.

Se desejar ler um artigo completo sobre o orçamento matricial clique aqui.

Todos os tipos de orçamento descritos acima tem como lógica mensurar os valores orçados, mas o orçamento base zero inverte a lógica em relação ao orçamento empresarial tradicional, porque no orçamento tradicional normalmente faz a replicação dos valores de um determinado exercício para o próximo, presumindo que o exercício anterior não tinha gastos desnecessários ou supérfluos, além de estarem alinhados com o planejamento estratégico da empresa.

Porém isso normalmente não é uma realidade e o orçamento base zero tem como principal objetivo eliminar os gastos desnecessários ou que não estejam alinhados com o planejamento estratégico, porque envolve os gestores no processo orçamentário e faz esses gestores terem que justificar todos os seus gastos, avaliando formas mais eficientes de realizar os gastos, a partir de uma base zero, ou seja, não considera os gastos do exercício anterior como verdadeiros.

Os gestores submetem todos os seus gastos para aprovação da direção da empresa, dessa forma fazendo um gerenciamento duplicado de todos os gastos.

A desvantagem dessa metodologia é que ela é mais trabalhosa, mas normalmente as empresas que utilizam conseguem reduzir de forma significativa os seus custos e despesas, sem comprometer a qualidade dos seus produtos e nem a sua produtividade.

Se a sua empresa quer desenvolver um orçamento empresarial inovador que reduza os custos sem perder qualidade e nem produtividade, a utilização do orçamento base zero é uma excelente alternativa.

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A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

Se você está buscando reduzir custos na sua empresa recomendamos a leitura dos nossos artigos abaixo:

Artigo: 6 formas de melhorar a gestão comercial com redução dos custos.

Artigo: Como reduzir custos com logística e aumentar os lucros na sua empresa.

Artigo: Como aumentar os lucros? 8 dicas para reduzir os custos administrativos.

E o artigo: Como reduzir custos com seguros_7 dicas para economizar.

E o artigo: Como reduzir custos com software.

E o artigo: Como reduzir custos fixos na empresa? Dicas práticas.

O orçamento empresarial é de extrema importância para a empresa projetar e acompanhar os seus resultados financeiros, definindo as metas orçamentárias e quando necessário corrigir o rumo o mais rápido possível.

Outros diferenciais são transformar a gestão orçamentária numa ferramenta estratégica para ajudar a empresa a melhorar os seus resultados através da eliminação de gastos desnecessários ou supérfluos, fazendo o orçamento empresarial de forma participativa, através do envolvimento dos gestores. 

Se a sua empresa ainda não utiliza o orçamento empresarial vale apena implantar o mais rápido possível, porque vai ajudar na administração da empresa, consequentemente vai melhorar os seus resultados.

Gostaria de outras dicas para melhorar o orçamento empresarial, clique aqui.