A gestão orçamentária é responsável por planejar e monitorar os resultados econômicos e financeiros da empresa, prevendo as receitas, despesas e custos, além dos investimentos  e financiamentos.

De forma resumida podemos dizer que o orçamento empresarial é a transformação do planejamento estratégico em números, sendo assim a gestão orçamentária deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.

No orçamento tradicional o objetivo é projetar e acompanhar os resultados, mas cada vez mais o grande desafio da gestão orçamentária é ser uma ferramenta estratégica para as empresas melhorarem os seus resultados.

Nesse artigo vamos abordar o conceito da gestão orçamentária, a sua importância, os seus benefícios, cenários, previsões, indicadores, análises e acompanhamentos, mas principalmente como fazer uma gestão orçamentária estratégica, criando mecanismos para o envolvimento de todos os gestores, alinhando com o planejamento estratégico, analisando a eficiência de cada gasto para melhorar os resultados da empresa.

- Conceito de gestão orçamentária

- Indicadores de desempenho

- Importância e benefícios

- Cenário e previsões

- Análise e acompanhamento do planejamento orçamentário

- Tipos de orçamento

- Orçamento base zero – OBZ

- Conclusões 

A gestão orçamentária é responsável por planejar como os recursos financeiros de uma empresa serão aplicados num determinado período, prevendo as receitas, despesas, custos, investimentos e financiamentos, monitorar se os resultados econômicos e financeiros estão sendo alcançados conforme projetado inicialmente e corrigir o rumo caso necessário.

Para empresas com atividades contínuas normalmente o planejamento orçamentário e financeiro trabalha com projeções por exercício (12 meses), podendo ser para um ou mais exercícios, com monitoramento mensal, bimestral ou trimestral e revisões das metas orçamentárias de forma trimestral, semestral ou anual.

Mas cada ramo de atividade ou empresa tem suas particularidades, como por exemplo o agronegócio que pode fazer a sua gestão orçamentária por safra ou uma mineradora ou uma usina hidrelétrica que vão fazer os seus planos orçamentários para 10, 20 ou 30 anos.

A elaboração do plano orçamentário é realizada a partir do levantamento dos dados e informações da base histórica da empresa e do planejamento estratégico para o futuro, quantificando os objetivos estratégicos e transformando em indicadores de desempenho.

- projeções de faturamento;

- projeções de custos variáveis, como impostos, comissões e fretes;

- custos e despesas fixas, como despesas industriais, comerciais e administrativas;

- despesas com pessoal;

- DRE – demonstrativo de resultados, com a lucratividade ou rentabilidade operacional ou líquida;

- fluxo de caixa projetado;

- necessidade de capital de giro e/ou investimento;

Cada um desses macro-indicadores deve ser detalhado em vários outros micro-indicadores, como por exemplo as projeções de faturamento podem ser detalhadas por mês, por marca, por linha de produto, por região, por vendedor, por representantes, por cliente, etc.

Os micro-indicadores serão de responsabilidade dos gestores responsáveis por aquelas metas, como por exemplo as projeções de faturamento serão de responsabilidade dos gestores comerciais.

A dica é criar um macro painel de indicadores com poucos indicadores, somente com os principais, algo em torno de 5 ou 6, para que não fique poluído e de difícil análise. No momento da reunião da análise dos orçamentos caso seja necessário detalhar algum indicador, apresenta-se os micro-indicadores daquele indicador.

O gerenciamento dos indicadores orçamentários é fundamental para que a empresa tenha segurança e tranquilidade para projetar os seus objetivos estratégicos, como novos investimentos, abertura de novos mercados, lançamento de produtos novos, etc.

Os benefícios são vários, como:

- projetar as taxas de retorno dos investimentos;

- projetar ou evitar a necessidade de empréstimos;

- aumentar a assertividade na tomada de decisões;

- identificar os desvios em relação ao projetado e fazer as correções;

A realização do planejamento orçamentário possibilita aumentar a rentabilidade e lucratividade do negócio, porém a falta do planejamento orçamentário impossibilita e mensuração dos resultados projetados e uma rápida correção dos objetivos que não estão realizados conforme projetados pela empresa. 

Uma empresa sem a gestão orçamentária seria como navegar em alto-mar sem nenhum equipamento de navegação, provavelmente o resultado não seria bom.

A construção de cenários já é bem difundida nas organizações que fazem planejamento estratégico, onde o exercício de prever o futuro é um processo complexo, porque envolve inúmeras variáveis, como o crescimento econômico, o cenário político, concorrentes, modelos de negócios, barreiras internacionais, questões sanitárias como a pandemia do coronavírus, etc.

O planejamento orçamentário também deve trabalhar com cenários, o recomendado seria ter um cenário base, também chamado de realista, o qual é utilizado para estabelecer as metas orçamentárias que devem ser alcançadas pela empresa, como crescimento do faturamento, lucratividade, custos fixos, investimentos, etc.

É recomendado que tenha pelo menos mais 2 cenários, sendo um mais otimista e outro mais pessimista, com os respectivos planos de ações caso os cenários sofram alterações em relação ao cenário base. 

As previsões orçamentária são realizadas pelos diretores e gestores da empresa, onde faz uma primeira simulação para mensurar os resultados, a partir dessa simulação inicial a diretoria da empresa vai procedendo os ajustes necessários até que seja aprovado o cenário base e demais cenários.

Vamos a um exemplo, um determinado segmento está com o ingresso de novos concorrentes e a empresa vem perdendo faturamento, mas a diretoria determina um meta de crescimento de 30% para o próximo ano, sem fundamentos práticos que sustentem esse crescimento, nesse caso essa será uma meta que vai desestimular a equipe comercial, além gerar uma projeção enganosa que não será alcançada.

A projeção dos valores até pode ser algo desafiador, mas que seja alcançável, citando o exemplo acima, se a empresa projetar um crescimento de 30% deve estar embasado em ações concretas que possibilitam a empresa alcançar esse resultado, como abertura de novos clientes, lançamento de produtos novos, aumento do número de representantes, melhoria de produtividade com redução de preços, etc.

Evite cometer o erro de superdimensionar as metas orçamentárias, porque se não a gestão orçamentária entrará em descrédito, deixando de ser uma ferramenta estratégica para a empresa.

Após a aprovação dos valores orçados o próximo passo é comparar os valores orçados com os realizados, o mais comum é realizar as análises mensalmente, mas dependendo do tipo da atividade ou da definição da empresa pode ter outros formatos, como bimestral, trimestral, semestral, por safra, etc.

A utilização de um software para a gestão orçamentária é fundamental para simplificar os acompanhamentos e as análises das metas orçamentárias, verificando se a empresa está alcançando os resultados desejados.

O software deve ser capaz de demostrar os valores orçados e realizados, os valores dos anos anteriores e apurar os indicadores de desempenho, gerando relatórios gerenciais e gráficos.

Existem vários tipos de orçamento empresarial, o mais conhecido é o orçamento tradicional (base incremental), mas tem outros como o orçamento matricial, o orçamento colaborativo ou participativo, o orçamento base zero, orçamento estático, orçamento variável, orçamento contínuo, orçamento ajustado, etc.

O orçamento tradicional, também conhecido como orçamento de base incremental, é um dos mais utilizado, onde os valores de um determinado período, são replicados para o próximo período fazendo os ajustes necessários.

Essa metodologia tem a vantagem de ser simples, considerando que os valores do exercício anterior já foram aprovados, não possuindo gastos supérfluos ou desnecessários, porém isso normalmente não é uma verdade.

O orçamento participativo, colaborativo ou descentralizado tem como principal vantagem envolver todos os gestores, aumentando o engajamento dos participantes no processo orçamentário, tendo um nível de assertividade maior.

O orçamento matricial tem a principal característica de fazer um controle duplicado, ou seja, cada gasto será controlado por duas pessoas, normalmente sendo por um diretor e por um gestor. Se desejar ler um artigo completo sobre esse tipo de orçamento clique aqui.

Todos esses tipos de orçamento descritos acima tem como lógica mensurar os valores orçados, mas o orçamento base zero inverte a lógica em relação ao orçamento empresarial tradicional, porque no orçamento tradicional normalmente faz a replicação dos valores de um determinado exercício para o próximo, presumindo que o exercício anterior não tinha gastos desnecessários ou supérfluos, além de estarem alinhados com o planejamento estratégico da empresa.

Porém isso normalmente não é uma realidade e o orçamento base zero tem como principal objetivo eliminar os gastos desnecessários ou que não estejam alinhados com o planejamento estratégico, porque envolve os gestores no processo orçamentário e faz esses gestores terem que justificar todos os seus gastos, avaliando formas mais eficientes de realizar os gastos, a partir de uma base zero, ou seja, não considera os gastos do exercício anterior como verdadeiros.

Os gestores submetem todos os seus gastos para aprovação da direção da empresa, dessa forma fazendo um gerenciamento duplicado de todos os gastos.

A desvantagem dessa metodologia é que ela é mais trabalhosa, mas normalmente as empresas que utilizam conseguem reduzir de forma significativa os seus custos e despesas, sem comprometer a qualidade dos seus produtos e nem a sua produtividade.

Se a sua empresa quer desenvolver um orçamento empresarial inovador que reduza os custos sem perder qualidade e nem produtividade, a utilização do orçamento base zero é uma excelente alternativa.

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A XR Orçamentos é uma startup de gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

Se você está buscando reduzir custos na sua empresa recomendamos a leitura do nosso artigo: Reduzir custos fixos com o setor comercial através de melhorias na gestão comercial.

Mas se você quer aumentar o seu faturamento com lucro, recomendamos a leitura do nosso artigo: Como aumentar o faturamento com lucro.

A gestão orçamentária é fundamental para a empresa projetar e acompanhar os seus resultados financeiros, definindo os cenários e as metas orçamentárias, corrigindo o rumo o mais rápido possível caso seja necessário.

Outros diferenciais são transformar a gestão orçamentária numa ferramenta estratégica para ajudar a empresa a melhorar os seus resultados através da eliminação de gastos desnecessários ou supérfluos, além de tornar a tomada de decisão mais assertiva e participativa com o envolvimento dos gestores.