O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma metodologia de gestão orçamentária e financeira que tem alto impacto na redução de despesas e custos, porque elimina os gastos desnecessários ou supérfluos, onde vem sendo utilizado por várias empresas de alto desempenho, como Ambev, Pão de Açucar, Itaú, Duratex, etc.

Isso acontece porque inverte a lógica em relação ao orçamento tradicional que replica os valores de um exercício para o próximo, como se esses gastos fossem os mais adequados, mas na maioria das vezes isso não é uma verdade. Já o OBZ analisa todos os gastos e receita a partir de uma base zero, analisando detalhadamente se todos são realmente necessários e se estão aderentes ao planejamento estratégico e ao planejamento orçamentário.

Nesse artigo vamos abordar três conceitos fundamentais para a utilização do OBZ, o limiar, os pacotes de decisão e a torre de prioridades.

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O limiar é o valor mínimo necessário para a empresa sobreviver no pior cenário de faturamento, realizando as suas atividades operacionais e atendendo a legislação vigente, também é conhecido como o cenário de sobrevivência.

A definição do limiar de cada atividade (gasto) é extremamente importante, porque o valor excedente do limiar será o pacote de decisão, também conhecido como incremento.

Os pacotes de gastos são orçados pelos gestores do OBZ, os quais devem mapear todas as atividades da sua área e todos os gastos que serão necessários para o funcionamento e gestão do seu departamento.

Vamos a um exemplo, gasto com publicidade no Facebook, podemos classificar o limiar em R$ 0,00, porque a empresa consegue sobreviver sem gastar nada com essa atividade, então se orçarmos R$ 5.000,00 por mês, o pacote de decisão será de R$ 5.000,00 por mês (valor orçado – limiar).

Todo pacote de decisão deve ser justificado pelo gestor responsável, se ele é realmente necessário, se tem formas melhores de realizar aquela determinada atividade, se o custo X benefício é satisfatório e se está aderente ao planejamento estratégico da empresa.

Após todo o levantamento dos pacotes de decisão chegamos ao momento de fazer a aprovação, a direção da empresa e os gestores responsáveis devem fazer a aprovação individual de cada pacote de decisão (incremento), considerando se os mesmos estão alinhados com os objetivos estratégicos.

Os pacotes aprovados deverão ser priorizados pela diretoria da empresa, processo esse realizado na torre de prioridades.

A priorização acontece na torre de prioridades do orçamento base zero, onde cada pacote de decisão deve ser priorizado, sendo que quanto mais próximo a base da torre mais prioritário e mais aderente a estratégia é determinado gasto, sendo que a base da torre será o nº 1, que é o mais importante, o nº 2 é o segundo mais importante e assim por diante. 

Existem várias formas de fazer essa priorização, podendo reunir todos os participantes do OBZ (direção e gestores) e definindo as prioridades de todos os pacotes de decisão, particularmente não gosto desse formato porque a reunião fica muito extensa e pouco produtiva.

Outra forma é fazer a priorização por diretoria, onde cada diretoria define as suas prioridades e depois na reunião de consenso com todos os envolvidos é realizada uma priorização geral dos pacotes de decisão, começando pelos pacotes menos prioritários de cada diretoria até priorizar todos. Na minha visão esse formato já é mais produtivo que o anterior.

A forma que acho mais produtiva é cada gestor de pacote fazer a sua priorização de 1 a 5 e somente se a empresa tiver necessidade de retirar pacotes do orçamento é que será realizado o consenso geral, iniciando por todos os pacotes classificados em 5, depois se tiver necessidade os pacotes classificados em 4 e assim por diante.

Após essa aprovação e priorização deve ser simulado os resultados projetados para o período orçado, caso os resultados não fiquem de acordo com as perspectivas da empresa é só retirar do orçamento os pacotes de decisão menos prioritários, até reduzir o valor excedente de gastos.

A utilização do OBZ  melhora a gestão empresarial, eliminando os gastos não aderentes a estratégia da empresa, além de criar uma cultura de melhoria contínua na gestão orçamentária, aproveite essa metodologia para tornar a sua empresa mais eficiente.

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A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, com consultoria e software especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e do Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

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