O plano orçamentário é um importante instrumento utilizado pela gestão orçamentária, o qual deve traduzir os objetivos do planejamento estratégico em números, mas cada vez mais o planejamento orçamentário deixou de ser apenas a transformação do planejamento estratégico em números e também passou a ser um importante instrumento de gestão empresarial, ajudando as empresas a melhorarem os seus resultados.

Então você deve estar se perguntando como fazer isso?

Uma das metodologias de gestão orçamentária que ajuda as empresas a melhorarem os seus resultados é o orçamento base zero, isso acontece através de uma revisão detalhada dos gastos, não considerando a base histórica como sendo a ideal, além de analisar se os gastos são aderentes com o planejamento estratégico e se existem formas melhores de realizar.

A maioria dos tipos de orçamentos empresariais tem como característica principal replicar os valores de um exercício para o próximo justificando somente as variações, presumindo que o exercício anterior não tinha gastos desnecessários ou supérfluos, além de estarem alinhados com o planejamento estratégico da empresa, mas isso normalmente não é verdadeiro, então o orçamento base zero inverte essa lógica, porque faz uma análise dos gastos a partir de uma base zero, como se a empresa estivesse iniciando as suas atividades do zero.

Cada gasto é analisado detalhadamente se é realmente necessário, se existem formas melhores de realizar, como trocar de fornecedores, terceirizar, trocar de tecnologia, automatizar, eliminar, etc, além de verificar se o mesmo é aderente aos objetivos estratégicos da empresa.

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- permite uma alocação eficiente dos recursos, uma vez que a alocação é baseada nos benefícios e nas necessidades atuais, e não no histórico;

- os gestores devem buscar melhorias operacionais que melhorem a relação custo x benefício de cada gasto;

- ajuda a detectar orçamentos inflacionados;

- aumenta a comunicação e a motivação do quadro de pessoal ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisão;

- identifica e elimina processos obsoletos ou que não agregam valor (desperdícios) ao negócio;

- encoraja os gestores a olhar criticamente para a forma como os serviços são prestados, avaliando novos serviços, fornecedores e tecnologias;

- aloca os recursos conforme os objetivos estratégicos da organização.

- como é analisado com profundidade consome mais tempo do que o orçamento tradicional, de base incremental;

- caso a metodologia não seja sistematizada vai consumir bastante tempo para sua administração;

- requer treinamento específico dos gestores que participam da gestão orçamentária, devido a maior complexidade em relação ao orçamento tradicional.

Uma recomendação muito comum é utilizar o orçamento base zero de forma alternada com o orçamento tradicional, que também é conhecido de orçamento incremental, por exemplo faz um ciclo orçamentário com o OBZ e dois ciclos orçamentários com o orçamento tradicional. 

Essa recomendação é para que a empresa aproveite toda a revisão de gastos que o orçamento base zero proporciona e também a simplicidade e agilidade do orçamento tradicional.

Porém com o avanço tecnológico, principalmente com softwares que conseguem sistematizar e automatizar o orçamento base zero, ficou muito mais fácil a utilização dessa metodologia, o que vem permitindo que várias empresas utilizem o OBZ em todos os ciclos orçamentários, mas a forma que cada empresa vai utilizar depende dos objetivos e da gestão orçamentária de cada empresa.

- uma das principais dificuldades em utilizar o orçamento base zero é o adicional de trabalho para fazer o planejamento orçamentário utilizando essa metodologia, então uma dica é utilizar um software para gerenciar o maior volume de dados, simplificando todo o processo orçamentário, além de gerar várias análises, consultas e relatórios;

- tenha indicadores de desempenho para cada gasto, com isso a decisão de manter ou retirar um determinado gasto será baseada no retorno que cada gasto vai gerar;

- elimine os gastos supérfluos ou desnecessários, por mais incrível que parece a maioria das empresas tem gastos que não fazem mais sentido para o momento atual, mas que continuam sendo realizados, então o fato de cada gestor ter que justificar os motivos para manter determinado gasto identifica os gastos com esse perfil;

- tenha cuidado para não exagerar nos cortes de gastos, isso acontece quando a empresa está cortando gastos pesando somente no curto prazo, onde acaba eliminando um gasto que poderiam gerar resultados a médio e longo prazo, então a dica é faça uma análise equilibrada dos gastos que podem ser eliminados;

- se a empresa não tem conhecimento da metodologia do OBZ deve buscar um profissional para dar suporte na implantação dessa metodologia;

- registre todas as melhorias dos gastos e quando possível replique para o restante da empresa;

A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, com consultoria e software especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e do Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados.

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