A economia é feita de ciclos, nos ciclos “bons” normalmente as vendas estão aquecidas, a lucratividade em alta e os custos e despesas acabam sendo tratados com menor prioridade, já nos ciclos “ruins” as vendas estão em retração e a lucratividade em queda, nesse momento os custos e despesas passam a ter uma prioridade maior, de modo geral essa é uma análise simplista, mas é o que normalmente acontece nas empresas.

Independente do momento que a sua empresa está, o controle de custos e despesas deveria ser uma prioridade, porque no momento bom esse controle ajuda a melhorar a lucratividade e no momento ruim ajuda a diminuir ou eliminar os prejuízos.

É no controle de custos e despesas que o orçamento base zero deve ser utilizado como uma ferramenta de gestão orçamentária, sendo que atualmente essa metodologia é uma das mais eficientes para a redução de custos e despesas, sem comprometer a qualidade e a produtividade da empresa, porque ela foca em melhorar a relação custo X benefício dos gastos.

Vamos a um exemplo, os resíduos industriais não recicláveis gerados no processo produtivo são retirados por uma empresa especializada em armazená-los, sendo pagos por m3, esse gasto foi analisado e através da melhoria do processo produtivo foi reduzido a geração dos resíduos não recicláveis em 20%. Após esse processo foi identificado que se os resíduos fossem prensados antes de serem descartados reduzia o seu volume, dessa forma foi instalado uma prensa, reduzindo em mais 30% a quantidade de m3.

Com essas ações os gastos com resíduos não recicláveis foram reduzidos em 50% através da melhoria de eficiência, esse é o principal objetivo de analisar o custo X benefício de cada gasto realizado dentro da empresa, diferentemente do que muitos imaginam o OBZ não é simplesmente uma metodologia de cortes indiscriminados de custos e despesas.

O orçamento base zero inovou a forma com que o planejamento orçamentário é realizado, porque além de buscar formas de melhorar a eficiência dos gastos através da análise do custo X benefício, ele analisa se os gastos realmente são necessários, se tem fornecedores substitutos, se tem tecnologias substitutas, se são aderentes ao planejamento estratégico, ou seja, faz uma análise critica se cada gasto está sendo realizada de forma eficiente e se está trazendo retorno satisfatório.

Além dessa análise critica o OBZ criou outros conceitos inovadores na gestão orçamentária, conceito esses que vamos abordar abaixo.

O limiar é o valor mínimo necessário para a empresa sobreviver no pior cenário de faturamento, realizando as suas atividades operacionais e atendendo a legislação vigente, também é conhecido como o cenário de sobrevivência.

A definição do limiar de cada atividade (gasto) é extremamente importante, porque o valor excedente do limiar será o pacote de decisão, também conhecido como incremento, dessa forma o pacote de decisão é o resultado do valor orçado menos o limiar de cada gasto.

Vamos a um exemplo, gasto com publicidade no Google, podemos classificar o limiar em R$ 0,00, porque a empresa consegue sobreviver sem gastar nada com essa atividade, então se orçarmos R$ 5.000,00 por mês, o pacote de decisão será de R$ 5.000,00 por mês (valor orçado – limiar).

Todo pacote de decisão deve ser justificado pelo gestor responsável, se ele é realmente necessário, se tem formas melhores de realizar aquela determinada atividade, se o custo X benefício é satisfatório e se está aderente ao planejamento estratégico da empresa.

Após o levantamento de todos pacotes de decisão é o momento de fazer a aprovação, a direção da empresa e os gestores responsáveis devem fazer a aprovação individual de cada pacote de decisão (incremento), considerando se os mesmos estão alinhados com os objetivos estratégicos.

Os pacotes de decisão aprovados deverão ser priorizados pela diretoria da empresa, processo esse realizado na torre de prioridades.

A torre de prioridades é o empilhamento dos pacotes de decisão, sendo que os pacotes mais prioritários ficam na base da torre e os menos prioritários no alto da torre. Essa ordenação pode ser realizada de várias formas, podendo ser de forma geral, por diretoria, por pacote de gastos, por filial, etc.

Após essa aprovação e priorização deve ser simulado os resultados projetados para o período orçado, caso os resultados não fiquem de acordo com os objetivos da empresa é só retirar do orçamento os pacotes de decisão menos prioritários, até reduzir o valor excedente de gastos.

Com uma implantação eficiente do orçamento base zero é possível gerar uma redução significativa dos custos e despesas, possibilitando a empresa sair de um cenário de crise e prejuízos, para um cenário de lucro.

Essa eficiência operacional e administrativa é fator chave para o sucesso empresarial, então aproveite a metodologia do OBZ para ajudar a alcançar esse objetivo.

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A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, com consultoria e software especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e do Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados.

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