Nesse artigo vamos conceituar o budget e o forecast com as vantagens e desvantagens de cada um.
Conceito do orçamento budget
O orçamento budget também é conhecido como estático, tendo como principal característica a definição de um nível de atividade (vendas e produção) para o período orçado, devendo ser mantido esse cenário independente das variações que possam ocorrer no cenário econômico ou comercial que a empresa está inserida.
São realizadas as projeções de faturamento, custos, despesas e investimentos, sendo que esses valores orçados deverão permanecer fixos durante o período orçado, que normalmente é um ano, esse “engessamento” tem as suas vantagens e desvantagens, as quais vamos abordar logo abaixo.
Vantagens
A principal vantagem desse tipo de orçamento é a simplicidade, porque a empresa faz um plano orçamentário que será seguido durante todo o período orçado. Essa rigidez facilita o processo orçamentário, principalmente para grandes empresas que possuem várias filiais.
Como os valores orçados são fixos para o período orçado, fica fácil a identificação dos desvios, facilitando a implantação de medidas corretivas.
Essa simplicidade e agilidade do orçamento budget proporciona uma menor quantidade de profissionais e de recursos para o seu gerenciamento.
Os indicadores para a avaliação de desempenho dos gestores da empresa são claros, facilitando programas de remunerações variáveis e o acompanhamento das metas pela alta direção.
Desvantagens
A rigidez é a principal desvantagem, porque a empresa terá que seguir o plano orçamentário durante todo o período orçado, mas é bem possível que durante o período orçado o cenário projetado inicialmente tenha alterações significativas, provocando dificuldades para o cumprimento do plano orçamentário.
As variações significativas do orçado com o realizado podem prejudicar a gestão empresarial, isso pode acarretar perdas de oportunidades, onde a empresa pode deixar de investir o necessário num cenário favorável ou reduzir os custos e despesas num cenário desfavorável.
Descrédito da gestão orçamentária, isso acontece quando os valores projetados estão distorcidos dos realizados, gerando uma desmotivação nos gestores envolvidos na gestão orçamentária.
Conceito do orçamento forecast
O orçamento forecast também é conhecido como orçamento ajustado ou orçamento revisado, é muito utilizado para revisar o orçamento Budget, mas sem alterar os valores totais orçados no período, fazendo os ajustes no período faltante para que orçamento seja cumprido.
Cada empresa deve definir a frequência que os planos orçamentários devem ser ajustados (forecast), podendo ser a cada mês, bimestre, trimestre, semestre ou conforme necessidade empresa, se ajustando no período faltante, conforme exemplo abaixo.
Nesse exemplo foi orçado R$ 24.000,00 de despesas com publicidade em redes sociais para um ano, sendo uma média de R$ 2.000,00 por mês, mas nos primeiros 6 meses foram gastos R$ 18 mil, então os R$ 6.000,00 faltantes para fechar a meta anual devem ser redistribuídos nos 6 meses faltantes, ajustando a meta para R$ 1.000,00 por mês no 2º semestre.
Mas não tem nada que impeça do valor da meta anual também seja alterado, todos esses ajustes devem ser aprovados conforme as determinações da empresa.
Vantagens
- a principal vantagem é estar sempre com um orçamento empresarial atualizado;
- capacidade de flexibilização dos valores orçados no período faltante;
- aprendizado com as mudanças ou com erros das projeções iniciais;
Desvantagens
- necessidade constante de revisar o plano orçamentário;
- necessidade ter uma cultura empresarial bem flexível a mudanças;
- dificuldade para cumprir as metas orçamentárias quando as mesmas sofrem ajustes significativos, principalmente quando precisa alterar a estrutura de pessoal;
- falta de critério para ajustar os orçamentos pode comprometer áreas ou atividades chaves;
Conclusões
Ao analisar somente o orçamento budget parece difícil imaginar que o mesmo seja utilizado por várias empresas, isso de certa forma é verdade, porque na prática o que acontece é a combinação de várias metodologias de gestão orçamentária criando um modelo personalizado a necessidade de cada empresa.
A utilização do forecast normalmente é seguida até que seja possível continuar ajustando os meses faltantes para manter o valor orçado inicialmente, desde que isso não esteja comprometendo drasticamente as estratégias empresariais, quando isso acontece a empresa é obrigada a revisar os seus planos orçamentários alterando os valores orçados no budget.
Com isso podemos concluir que a empresa pode escolher uma ou mais metodologias de gestão orçamentária como referência, mas que os conceitos principais de cada metodologia devem ser utilizados para atender as necessidades de cada empresa e não deixar a empresa “engessada” numa determinada metodologia.
Um exemplo de combinações seria utilizar o orçamento budget com o incremental e o forecast, fazendo revisões a cada determinado período, como quadrimestral ou semestral, dessa forma a consolidação dos dados tem um padrão e o plano orçamentário seria ajustado para cenários que sofreram alterações significativas, deixando o plano orçamentário atualizado com o cenário atual.
Outra combinação que está sendo utilizada é orçamento budget com o
orçamento base zero e
orçamento matricial, que naturalmente contempla os conceitos do
orçamento participativo, essa combinação proporciona a criação de pacotes de gastos, de receita e de capital empregado e um controle duplicado dos valores orçados (
gerenciamento matricial de despesas - GMD), com uma revisão completa e detalhada dos gastos, analisando se é o melhor formato de realizar um determinado gasto e se está aderente com o planejamento estratégico.
Essas combinações potencializam as vantagens que cada tipo de orçamento proporciona, além de eliminar as desvantagens, criando um modelo que atenda de forma satisfatória as necessidades da empresa.
Quem somos?
A
XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, com
consultoria e software especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e do Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados.
Conheça o nosso blog que tem vários artigos sobre gestão orçamentária, com exemplos práticos de redução de gastos.