Na gestão orçamentária temos várias formas de fazer o planejamento orçamentário, sendo que as mais comuns são o budget e o forecast, mas o que são essas metodologias de gestão orçamentária?

Nesse artigo vamos conceituar o budget e o forecast com as vantagens e desvantagens de cada um.

O orçamento budget também é conhecido como estático, tendo como principal característica a definição de um nível de atividade (vendas e produção) para o período orçado, devendo ser mantido esse cenário independente das variações que possam ocorrer no cenário econômico ou comercial que a empresa está inserida.

São realizadas as projeções de faturamento, custos, despesas e investimentos, sendo que esses valores orçados deverão permanecer fixos durante o período orçado, que normalmente é um ano, esse “engessamento” tem as suas vantagens e desvantagens, as quais vamos abordar logo abaixo.

A principal vantagem desse tipo de orçamento é a simplicidade, porque a empresa faz um plano orçamentário que será seguido durante todo o período orçado. Essa rigidez facilita o processo orçamentário, principalmente para grandes empresas que possuem várias filiais.

Como os valores orçados são fixos para o período orçado, fica fácil a identificação dos desvios, facilitando a implantação de medidas corretivas.

Essa simplicidade e agilidade do orçamento budget proporciona uma menor quantidade de profissionais e de recursos para o seu gerenciamento.

Os indicadores para a avaliação de desempenho dos gestores da empresa são claros, facilitando programas de remunerações variáveis e o acompanhamento das metas pela alta direção.

A rigidez é a principal desvantagem, porque a empresa terá que seguir o plano orçamentário durante todo o período orçado, mas é bem possível que durante o período orçado o cenário projetado inicialmente tenha alterações significativas, provocando dificuldades para o cumprimento do plano orçamentário. 

As variações significativas do orçado com o realizado podem prejudicar a gestão empresarial, isso pode acarretar perdas de oportunidades, onde a empresa pode deixar de investir o necessário num cenário favorável ou reduzir os custos e despesas num cenário desfavorável.

Descrédito da gestão orçamentária, isso acontece quando os valores projetados estão distorcidos dos realizados, gerando uma desmotivação nos gestores envolvidos na gestão orçamentária.

O orçamento forecast também é conhecido como orçamento ajustado ou orçamento revisado, é muito utilizado para revisar o orçamento Budget, mas sem alterar os valores totais orçados no período, fazendo os ajustes no período faltante para que orçamento seja cumprido.

Cada empresa deve definir a frequência que os planos orçamentários devem ser ajustados (forecast), podendo ser a cada mês, bimestre, trimestre, semestre ou conforme necessidade empresa, se ajustando no período faltante, conforme exemplo abaixo.

Nesse exemplo foi orçado R$ 24.000,00 de despesas com publicidade em redes sociais para um ano, sendo uma média de R$ 2.000,00 por mês, mas nos primeiros 6 meses foram gastos R$ 18 mil, então os R$ 6.000,00 faltantes para fechar a meta anual devem ser redistribuídos nos 6 meses faltantes, ajustando a meta para R$ 1.000,00 por mês no 2º semestre.

Mas não tem nada que impeça do valor da meta anual também seja alterado, todos esses ajustes devem ser aprovados conforme as determinações da empresa. 

- a principal vantagem é estar sempre com um orçamento empresarial atualizado;

- capacidade de flexibilização dos valores orçados no período faltante;

- aprendizado com as mudanças ou com erros das projeções iniciais;

- necessidade constante de revisar o plano orçamentário;

- necessidade ter uma cultura empresarial bem flexível a mudanças;

- dificuldade para cumprir as metas orçamentárias quando as mesmas sofrem ajustes significativos, principalmente quando precisa alterar a estrutura de pessoal;

- falta de critério para ajustar os orçamentos pode comprometer áreas ou atividades chaves;

Ao analisar somente o orçamento budget parece difícil imaginar que o mesmo seja utilizado por várias empresas, isso de certa forma é verdade, porque na prática o que acontece é a combinação de várias metodologias de gestão orçamentária criando um modelo personalizado a necessidade de cada empresa.

A utilização do forecast normalmente é seguida até que seja possível continuar ajustando os meses faltantes para manter o valor orçado inicialmente, desde que isso não esteja comprometendo drasticamente as estratégias empresariais, quando isso acontece a empresa é obrigada a revisar os seus planos orçamentários alterando os valores orçados no budget.

Com isso podemos concluir que a empresa pode escolher uma ou mais metodologias de gestão orçamentária como referência, mas que os conceitos principais de cada metodologia devem ser utilizados para atender as necessidades de cada empresa e não deixar a empresa “engessada” numa determinada metodologia.

Um exemplo de combinações seria utilizar o orçamento budget com o incremental e o forecast, fazendo revisões a cada determinado período, como quadrimestral ou semestral, dessa forma a consolidação dos dados tem um padrão e o plano orçamentário seria ajustado para cenários que sofreram alterações significativas, deixando o plano orçamentário atualizado com o cenário atual.

Outra combinação que está sendo utilizada é orçamento budget com o orçamento base zero e orçamento matricial, que naturalmente contempla os conceitos do orçamento participativo, essa combinação proporciona a criação de pacotes de gastos, de receita e de capital empregado e um controle duplicado dos valores orçados  (gerenciamento matricial de despesas - GMD), com uma revisão completa e detalhada dos gastos, analisando se é o melhor formato de realizar um determinado gasto e se está aderente com o planejamento estratégico.

Essas combinações potencializam as vantagens que cada tipo de orçamento  proporciona, além de eliminar as desvantagens, criando um modelo que atenda de forma satisfatória as necessidades da empresa.

A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, com consultoria e software especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e do Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados.

Solicite uma apresentação do nosso software e da nossa metodologia de consultoria.

Conheça o nosso blog que tem vários artigos sobre gestão orçamentária, com exemplos práticos de redução de gastos.