A gestão orçamentária é uma excelente ferramenta para ajudar administrar a sua empresa, avaliando de forma mais assertiva os investimentos, controlando os custos e despesas, se preparado melhor para situações ruins, como uma crise financeira. Caso a sua empresa ainda não tenha a gestão orçamentária o primeiro passo é implantá-la. 

O orçamento empresarial faz parte da gestão orçamentária e é a projeção dos resultados (receitas, custos e despesas), para um determinado período, normalmente um ano. Nesse artigo vamos trazer dicas para melhorar o seu orçamento empresarial.

Existem vários tipos de orçamentos empresariais, onde cada empresa deve utilizar o modelo orçamentário que melhor atenda as suas necessidades. O modelo orçamentário pode ser composto por um tipo de orçamento ou pela combinação de vários tipos.

Os tipos mais conhecidos são o orçamento incremental, também conhecido como tradicional, o orçamento participativo, colaborativo ou descentralizado, o orçamento estático, o orçamento flexível ou variável, o orçamento contínuo, o orçamento ajustado ou revisado, orçamento matricial e orçamento base zero (OBZ).

Para entender melhor o que é cada tipo de orçamento com as suas vantagens e desvantagens recomendamos a leitura do nosso artigo sobre os tipos de orçamentos empresariais, que tem uma abordagem completa sobre esse tema.

Temos um e-book sobre o orçamento base zero, clique aqui para baixar.

A dica é escolher o tipo mais adequado a necessidade da sua empresa, isso vai proporcionar uma boa gestão orçamentária.

O envolvimento dos gestores no orçamento empresarial é fundamental para que todos tenham um comprometimento com os valores orçados e as metas estabelecidas, isso vai criar uma cultura de dono nos envolvidos.

O que num primeiro momento pode parecer um aumento de burocracia, com certeza vai aumentar a assertividade do planejamento orçamentário, além de reduzir significativamente o trabalho do setor responsável em consolidar o orçamento empresarial. Isso ocorre porque os gestores vão fazer uma conferência e validação prévia, reduzindo o trabalho posterior.

Existem metodologias de gestão orçamentária que naturalmente proporcionam um maior envolvimentos dos gestores no processo orçamentário, entre as principais estão o orçamento participativo, o orçamento matricial e o orçamento base zero.

Principalmente se você está fazendo o seu primeiro planejamento orçamentário e financeiro e ainda não tem pleno domínio de como fazer, uma boa dica é se basear no último ano, porque isso vai trazer um grande volume de informações para que seja realizado um bom plano orçamentário.

Normalmente ao orçar uma conta contábil ou um grupo de contas contáveis o relatório mais utilizado para verificar o histórico é o razão contábil, que vai trazer todos os lançamentos realizados numa determinada conta, num determinado período. Isso é uma excelente base para iniciar os orçamentos.

É muito comum o orçamento empresarial ser realizado em planilhas, o que proporciona uma série de retrabalhos, porque no momento de consolidar os formatos das planilhas estão diferentes e precisam ser arrumados. 

Outro ponto que acontece muito são os erros nas fórmulas que podem comprometer as análises, além do conhecimento ficar concentrado em uma única pessoa. A falta de backup, a possibilidade do arquivo ser deletado por engano e a limitação de análises são outros problemas normalmente enfrentados na utilização de planilhas.

A sistematização da gestão orçamentária vai resolver esses problemas, possibilitando automações que vão aumentar a produtividade e a segurança das informações, então a dica é buscar um software para dar suporte ao processo orçamentário.

Projete os resultados e os investimentos com a razão, considerando o seu histórico, analisando de forma racional como está a situação da sua empresa em relação aos concorrentes, quanto realmente a sua empresa tem capacidade de crescer e o retorno que consegue ter nos investimentos.

Isso pode parecer algo lógico, mas não é, vamos a um exemplo, o resultado foi projetado com um crescimento de 5% para o próximo ano, o que gerou uma previsão de prejuízo, então um diretor manda alterar o crescimento para 30% gerando um bom percentual de lucro, aparentemente está resolvido o problema do orçamento empresarial, mas na verdade não, porque se empresa não tem capacidade de crescer 30% o problema só foi “empurrado” pra frente.

Isso acontece porque numa situação dessa a empresa teria que ter trabalhado na redução de custos e/ou despesas, o problema é que isso normalmente é desagradável, porque imagine o gestor tendo que reduzir o quadro de funcionários, para isso terá que demitir pessoas que são seus amigos ou que são comprometidas com a empresa, realmente são decisões difíceis, mas que precisam ser tomadas.

A dica é evitar fazer um orçamento empresarial fora da realidade, com metas de faturamento ou de gastos inalcançáveis, isso vai gerar uma desmotivação nos envolvidos, provocando um descrédito na gestão orçamentária.

Quando são projetados os resultados da empresa, normalmente são realizadas várias rodadas de ajustes, com os tradicionais cortes de 5% ou 10% nas despesas para todas as áreas, até que os resultados fiquem de acordo com os objetivos da empresa, mas geralmente essas metas de gastos não são alcançadas, porque não tiveram uma revisão de todos os gastos para verificar se realmente eram factíveis.

Que tal utilizar uma metodologia de gestão orçamentária que ajuda a melhorar os resultados?

Uma combinação que proporciona uma redução de gastos através do aumento da eficiência é o orçamento matricial e o orçamento base zero, isso acontece porque com essa metodologia os gastos são revisados a partir de uma base, fazendo uma revisão completa e buscando formas mais eficientes de realizar cada gasto, além de proporcionar um controle duplicado dos gastos, o que aumenta o controle proporcionando uma redução.

Várias empresas estão utilizando a combinação do orçamento matricial e do orçamento base zero, sendo a Ambev uma das principais.

Tem interesse de conhecer melhor essa metodologia? A XR Orçamentos tem um software especialista nessa metodologia, além de consultores que vão dar todo o suporte na implantação. 

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