A teoria “Efeito Posse ou Dotação” do economista Jack Knetsch ajuda a explicar uma das questões psicológicas, segundo a teoria os indivíduos preferem manter os itens de sua propriedade, ao invés de comprarem novos itens. 

Nessa teoria foi comprovado que se o item for de nossa propriedade, damos mais valor do que se o item for de outro indivíduo, isso ajuda a comprovar a dificuldade das empresas reduzirem os seus custos, porque os gestores tem dificuldades em substituir ou eliminar processos ou gastos, mesmo que estejam obsoletos ou tenham se tornado supérfluos ou não estão estejam mais alinhados com o planejamento estratégico da empresa, porque eles tem o sentimento de posse.

Vamos a um exemplo prático, um determinado gestor de marketing desenvolve publicidade em outdoor, rádio e televisão (mídias tradicionais) a muitos anos e sempre conseguiu alavancar as vendas com essa estratégia, mas a algum tempo ela não vem trazendo os resultados esperados, mas por que esse gestor continua insistindo?

A explicação é simples, ele pode ter um sentimento de posse por essa estratégia e não consegue substituir essa estratégia por uma nova, mesmo que aparentemente seja lógico essa substituição por uma publicidade digital, por exemplo no Google e mídias sociais. 

Uma análise profunda em qualquer empresa vai encontrar outros inúmeros exemplos, como um sistema antivírus desatualizado, um processo de cobrança sem automatização, um RH que ainda paga em cheque, um comercial que lança manualmente os seus pedidos, um produto desatualizado que continua recebendo recursos promocionais, um processo de produção que não é trocado por um processo mais moderno, um modelo de vendas que não é atualizado, etc. 

A falta de segurança é outro fator psicológico, porque se o gestor não conhece um novo processo, um novo modelo de negócio ou uma nova tecnologia, ele não sente segurança para mudar, então a falta de conhecimento é um dificultador para que, seja implantada uma nova estratégia, que pode melhorar os resultados da empresa. 

Voltamos ao exemplo do gestor de marketing, que por muito tempo conseguiu gerar resultados satisfatórios para a empresa com campanhas de publicidade em outdoor, rádio e televisão (mídias tradicionais), para esse gestor é mais confortável e seguro continuar com essa estratégia, porque ele sabe como fazer, conhece os fornecedores, sabe quais tipos de conteúdos desenvolver, tem experiência para fazer, ou seja, tem domínio de todo o processo.

Mas se essa estratégia não está mais funcionando de forma satisfatória, por que o gestor continua insistindo?

Porque sair da “zona de conforto” vai exigir um esforço grande para buscar conhecimento de como funciona o marketing digital, como investir no Google e mídias sociais, quais tipos de conteúdos vão funcionar para esses novos canais de comunicação, quais sistemas de informação usar para acompanhar os resultados, etc. 

Além da necessidade de desenvolver todo um conhecimento novo ainda tem a exposição ao risco, porque essa nova estratégia de marketing digital pode não alcançar resultados satisfatórios, o que pode expor a falta de capacidade ou conhecimento do gestor para continuar gerando resultados positivos. 

Esses são alguns fatores psicológicos que ajudam a explicar porquê as empresas tem dificuldades em reduzir os custos, sendo que, na maioria das vezes a redução dos custos só vai acontecer com a implantação de modelos de negócios, processos ou tecnologias melhores.

Uma metodologia de gestão orçamentária que ajuda na identificação de atividades ou processos obsoletos é o orçamento base zero, combinada ao orçamento matricial, porque envolve todos os gestores da empresa no processo orçamentário, criando mecanismos para que os gestores analisem todas as atividades ou processos de sua responsabilidade, tendo que justificar o seu custo X benefício em relação aos objetivos estratégicos da empresa, além de propor um processo de melhoria contínua.

O orçamento base zero naturalmente cria mecanismos para tirar os gestores da “zona de conforto”, além de analisar o “efeito de posse ou dotação” e criar uma sensação de monitoramento, trazendo reduções dos custos. 

A metodologia do orçamento base zero e do orçamento matricial são aplicada a organizações em qualquer situação, para as empresas que são lucrativas vai ajudar a melhorar a lucratividade, para empresas que estão trabalhando com prejuízos vai ajudar a melhorar o desempenho, reduzindo os custos e melhorando os resultados. 

A elaboração do orçamento empresarial pela metodologia tradicional (base incremental), com certeza é mais prática e muito mais rápida, com o tradicional limitador do percentual em relação ao exercício anterior. Exemplo, os custos fixos podem crescer no máximo 5% em relação ao exercício anterior. O problema é que muitas vezes as metas orçamentárias não são alcançadas, porque falta comprometimento dos gestores com os valores estabelecidos nas metas. 

Mas essa praticidade do orçamento tradicional muitas vezes esconder processos obsoletos, deficitários e/ou supérfluos, mas com o avanço tecnológico e com o desenvolvimento de novas ferramentas ficou mais prático a utilização do orçamento base zero. 

A alta direção da empresa tem papel fundamental no processo do orçamento base zero, porque normalmente as reduções dos custos são processos traumáticos, com redução de pessoal e gastos, gerando a sensação de perda, mas o orçamento base zero pode ser trabalhado sob a ótica dos ganhos, através da melhoria dos processos, desta forma os gestores terão um engajamento muito maior no processo orçamentário. 

Normalmente as empresas trabalham a redução de custos pela ótica da perda, mas vamos exemplificar como podemos trabalhar a redução dos custos pela ótica dos ganhos. 

Um determinado produto tem uma verba promocional, o problema é que esse produto essa ficando defasado, sendo que a verba promocional não está mais trazendo retorno, então a diretoria decide retirar a verba promocional desse produto, criando a sensação na equipe comercial de perda, mas se a empresa trabalhar as verbas promocionais com prazo de validade e a cada renovação os gestores comerciais serão os responsáveis para escolher quais produtos vão receber as verbas promocionais e justificar os motivos dessa decisão.

Na justificativa deve conter indicadores de quais resultados o produto que está recebendo a verba promocional deverá alcançar, por exemplo a cada R$ 1,00 gasto na verba promocional deve gerar um adicional de venda de R$ 100,00. Dessa forma será uma decisão natural retirar a verba promocional do produto que está defasado, direcionando para os produtos com melhor desempenho de vendas. 

Ao retirar essa decisão da alta direção e compartilhar com os gestores responsáveis pelo gasto, conseguimos reduzir os custos criando a sensação de ganho, esse talvez seja um dos principais benefícios de um orçamento compartilhado.

Quando a decisão era da alta direção, era natural os comentários dos gestores comerciais, como “estão cortando a verba promocional e querem que venda mais” ou “é fácil cortar a verba promocional, agora quero ver vender”, mas quando a decisão é dos gestores comerciais, eles terão a autonomia de estabelecer os gastos com campanhas promocionais, mas terão indicadores de desempenho para esse gasto e serão cobrados pelo retorno.

Outra questão chave na redução dos custos são os exemplos da alta direção da empresa, se os diretores aprovarem os gastos com facilidade mediante justificativas fracas, vão passar uma mensagem que o controle dos custos não é prioridade.

Para aumentar o engajamento dos gestores no planejamento orçamentário e financeiro, uma estratégia vencedora é atrelar a remuneração variável dos gestores da empresa ao cumprimento das metas orçamentárias, isso vai aumentar o controle e a eficiência dos custos, ajudando no atingimento das metas. 

Se você ficou interessado na metodologia do orçamento base zero e do orçamento matricial, temos um sistema de informação especialista nessa metodologia, que fornece o orçamento online, além de todo o conhecimento da metodologia para fazer a implantação e consultoria na sua empresa. 

A XR Orçamentos é uma startup de gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

Existem vários fatores psicológicos que impedem a redução de custos nas empresas, seja por sentimento de posse de algum produto ou processo, pela falta de supervisão, pelo comodismo (zona de conforto) ou pela insegurança de desenvolver algo novo que pode trazer resultados melhores, mas que pode expor uma falta de capacidade.

Criar mecanismos para contornar esses fatores é fundamental para que a empesa consiga reduzir os seus custos de forma satisfatória, melhorando a capacidade de gerar bons resultados, mantendo as suas margens saudáveis ou se tornando mais competitiva.

A utilização de metodologias ou ferramentas de gestão adequadas a esse objetivo, são fundamentais para criar uma cultura de otimização de custos e para que a empresa tenha um orçamento participativo e eficiente.