O orçamento base zero, também conhecido como OBZ é um tipo de orçamento empresarial que inverte a lógica dos demais tipos de orçamentos, porque ele faz uma análise a partir de uma “base zero”, isso quer dizer que essa metodologia de gestão orçamentária e financeira proporciona uma revisão geral dos gastos, como se a empresa estivesse começando as atividades novamente.

Os demais tipos de orçamentos empresariais normalmente tem como característica principal utilizar como base o último exercício, replicando os valores para o próximo exercício que está sendo orçado como se os gastos (custos e despesas) fossem os mais adequados ao negócio, mas normalmente nem todos os gastos continuam apropriados, porque com o passar do tempo podem ter ficados obsoletos, a empresa pode ter mudado o seu direcionamento estratégico, ter lançado formas melhores de realizar determinada atividade, entre vários outros motivos.

Porém nas metodologias tradicionais de orçamento empresarial é comum a empresa continuar replicando esses gastos para os próximos exercícios, sem ter uma revisão que proporciona uma reavaliação completa dos gastos, buscando formas mais eficientes de realizar um determinado gasto, se existem fornecedores substitutos e se estão aderentes com o planejamento estratégico.

Esse é o grande diferencial do orçamento base zero, porque ele cria mecanismos que obriga todos os gestores reavaliarem todos os seus gastos, como se a empresa estivesse começando as suas atividades novamente, isso normalmente proporciona uma grande redução dos gastos (custos e despesas), envolvendo os gestores no planejamento orçamentário e financeiro, gerando um comprometimento com as metas que foram estabelecidas, porque os gestores ajudaram a definir, não mais sendo uma imposição da direção da empresa.

Caso queira uma abordagem conceitual completa sobre o OBZ recomendamos a leitura do nosso artigo: Orçamento base zero como ferramenta de gestão orçamentária ou baixar o e-book do OBZ.

Caso queira uma abordagem prática para implantar recomendamos a leitura do nosso artigo: Orçamento base zero na prática.

O grande diferencial do orçamento base zero é analisar cada atividade (gasto) até no nível base zero, que é uma abertura da variável base zero (conta contábil), dessa forma os valores são orçados no nível base zero (atividade), onde a somatória das atividades que pertencem a uma determinada conta contábil compõe o saldo orçado da conta contábil.

Nos demais tipos de orçamentos empresariais normalmente os valores orçados são por centro de custo, departamento, grupo de contas contábeis ou no máximo por conta contábil.

Essa abertura adicional é um dos principais motivos para que se tenha uma grande revisão dos gastos, porque é analisado no detalhe gasto a gasto, logicamente isso demanda um maior envolvimento dos gestores e um trabalho adicional, mas que normalmente vale apena.

Uma dica importante é sistematizar essa metodologia para melhorar a produtividade do orçamento empresarial, se desejar pode ler o nosso artigo: 6 dicas para melhorar o orçamento empresarial, que tem outras dicas.

Outro conceito que diferencia o orçamento base zero dos demais é o limiar, sendo que o limiar é o valor mínimo necessário para a empresa sobreviver no pior cenário de faturamento. A definição do limiar de cada atividade é extremamente importante, porque o valor excedente do limiar será o pacote de decisão.

O gestor responsável tem que justificar cada pacote de decisão, para que a diretoria da empresa aprove a realização de cada gasto.

Vamos analisar a conta contábil “despesa com software”, onde vamos abrir essa conta em várias atividades (nível base zero), segue lista abaixo das atividades:

- Sistema de antivírus;

- Sistema de gerenciamento da rede;

- Pacote office;

- Sistema de gerenciamento da internet;

- Sistema de gerenciamento dos servidores;

- ERP – mensalidade;

- ERP – consultoria;

Cada uma dessas atividades serão analisadas e orçadas individualmente, abaixo vamos analisar a atividade “Sistema antivírus”:

O limiar dessa atividade podemos considerar R$ 0,00, porque tem sistemas de antivírus gratuitos, onde o gestor responsável orçou R$ 1.000,00 por mês, então o pacote de decisão é R$ 1.000,00 (R$ 1.000,00 valor orçado – R$ 0,00 valor do limiar).

O valor médio que a empresa estava gastando por mês com a atividade “Sistema antivírus” era de R$ 1.500,00, então o gestor conseguiu gerar uma economia de R$ 500,00 por mês, com a utilização do orçamento base zero, abaixo vamos entender como foi realizada essa melhoria.

Detalhamento da atividade:

Proteger os sistemas de informações, os dados e a rede da empresa, de ataques de rackers.

Objetivo da atividade:

Manter os sistemas disponíveis e com segurança, porque a falta do sistema de antivírus pode provocar um grande prejuízo financeiro, como o roubo dos bancos de dados, parando o ERP, danos a imagem, etc.

Justificativa (custo X benefício):

Fizemos uma pesquisa de novos sistemas de antivírus, encontrando um sistema mais moderno, com um nível maior de segurança e reduzindo o custo mensal. Analisamos os sistemas gratuitos, mas nenhum atende a necessidade da empresa de forma satisfatória.

Nesse exemplo o gestor conseguiu um sistema melhor com um custo menor, além de justificar o motivo para que o pacote de decisão (valor orçado – limiar) seja realizado, ficando fácil da diretoria da empresa tomar a decisão se aprova ou reprova esse gasto.

O gestor responsável pela conta contábil “software” deve fazer essa análise para as demais atividades (gastos), que compõem essa conta, fazendo a somatória das atividades orçadas teremos o valor orçado dessa conta contábil.

Replicando esse formato para as demais contas contábeis vai ser eliminado os tradicionais cortes de 5% ou 10%, para todos as áreas, porque se tiver necessidade de reduzir os valores orçados para custos e despesas, a diretoria deverá retirar os pacotes de decisões menos prioritários, até o resultado projetado ficar de acordo com o objetivo da empresa.

O orçamento matricial vem sendo utilizado de forma combinada com o OBZ, gerando ótimos resultados, se desejar pode ler o nosso artigo: Orçamento matricial, o que é e como usar corretamente. 

Gostaria de uma apresentação prática de como implantar o orçamento base zero e o orçamento matricial na sua empresa, de forma simples, com um software web especialista e com retorno do investimento garantido em poucos meses, entre em contato conosco que teremos o maior prazer de fazer uma apresentação.

A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil.