A gestão orçamentária tradicional, também conhecida como de base incremental, é muito útil para o gerenciamento orçamentário e financeira de uma empresa, mas ela tem suas limitações quando o objetivo é promover uma redução dos gastos através do aumento da eficiência operacional e administrativa.

Para atender esse objetivo o orçamento base zero combinado com o orçamento matricial é uma excelente alternativa, porque ele promove um controle duplicado de todos os gastos, além de proporcionar uma avaliação completa de cada gasto, analisando se o gasto realmente é necessário, se existem maneiras melhores de realizar, se existem fornecedores substitutos e se estão aderentes ao planejamento estratégico.

Com essa combinação orçamentária a sua empresa vai ter uma metodologia de gestão orçamentária de referência internacional, nesse artigo vamos demonstrar de forma resumida como utilizar essa combinação. 

A maioria dos tipos de orçamentos empresariais tem como premissa principal mensurar os valores orçados, mas o orçamento base zero inverte a lógica em relação aos demais tipos de orçamentos empresariais, porque na maioria dos tipos de orçamentos normalmente é realizada a replicação dos valores de um determinado exercício para o próximo, presumindo que o exercício anterior não tinha gastos desnecessários ou supérfluos, além de estarem alinhados com o planejamento estratégico da empresa.

Mas nem sempre isso é verdade, então o orçamento base zero é utilizado para resolver esse problema que os outros tipos de orçamentos tem, porque ele envolve todos os gestores da empresa no processo orçamentário, sendo que cada gasto deve ser analisado a partir de uma “base zero”, ou seja, ser analisado se realmente é necessário, se existem formas melhores que realizar, se existem fornecedores substitutos e se são aderentes ao planejamento estratégico, eliminando os gastos desnecessários ou supérfluos.

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A principal vantagem do orçamento base zero é a sua alta capacidade de reduzir custos e despesas, sem comprometer a qualidade dos seus produtos e nem a produtividade, além de proporcionar um maior engajamento dos gestores no processo orçamentário, criando uma cultura de dono.

A desvantagem é que ela é mais trabalhosa, porque tem que fazer uma análise completa dos gastos, ao invés de simplesmente replicar os valores de um exercício anterior. A dica seria utilizar um software que simplifique a gestão orçamentária para minimizar essa desvantagem.

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O orçamento matricial ou gerenciamento matricial de despesas (GMD), é um tipo de orçamento que proporciona um controle duplicado (cruzado) dos custos, despesas, receitas e investimentos, através do cruzamento das entidades e pacotes.

As entidades são as subdivisões dentro da empresa, como unidades, diretorias, centro de custos ou departamentos, sendo que os responsáveis pelas entidades normalmente são membros da alta direção da empresa, tendo autonomia para fazer a aprovação dos valores orçados.

Os pacotes são agrupamentos de contas contábeis similares, contemplando receita, custos, despesas ou investimentos, sendo que os responsáveis pelos pacotes de gastos normalmente são gerentes que são os responsáveis pelo controle de cada pacote. Temos 3 tipos de pacotes: de gastos, de receita e de capital empregado, sendo que o mais utilizado é o pacote de gastos.

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A principal vantagem do orçamento matricial é o controle duplicado dos gastos que é realizado entre o responsável pela entidade e o responsável pelo pacote, isso ajuda a eliminar orçamentos com “gordura”, que são utilizados para que o responsável tenha uma “margem de segurança” para alcançar as suas metas orçadas, o que é uma prática ruim para a empresa, porque aumenta os gastos de forma desnecessária.

A principal desvantagem é o maior tempo para fazer e controlar o plano orçamentário, porque cada gasto deve ser controlado por 2 responsáveis, aumentando o controle dos orçamentos. É recomendado a utilização de ferramentas que simplifiquem esses controles, principalmente softwares que tenham essa metodologia de gestão orçamentária.

Existem vários tipos de orçamentos empresariais, para conhecer os principais tipos clique aqui, sendo que todos tem as suas vantagens e as suas desvantagens, mas se o objetivo da empresa é utilizar a gestão orçamentária para reduzir gastos (custos e despesas), sem comprometer a qualidade dos serviços, a utilização do orçamento base zero combinada ao orçamento matricial é a melhor alternativa.

Essa combinação deve potencializar as vantagens e neutralizar as desvantagens de cada tipo de orçamento, sendo que as principais vantagens são o controle duplicado dos gastos, o detalhamento e a justificativa de todos os gastos, o maior envolvimento dos gestores no processo orçamentário, resultando numa redução dos custos e despesas, sem comprometer a qualidade dos serviços e nem a produtividade.

A desvantagem é o maior número de controles para realizar o planejamento orçamentário e financeiro em relação ao orçamento incremental (tradicional), esse ponto deve ser trabalhado para não comprometer a utilização dessa metodologia, sendo que as principais ações seriam um software que tenha essa metodologia, para evitar os controles em planilhas, além de todos os envolvidos serem bem treinados na utilização dessa combinação.

Atualmente poucas empresas utilizam essa metodologia, porque ela é relativamente nova, tendo poucos profissionais e empresas que tem conhecimento para fazer a utilização. A Ambev é uma das poucas empresas que utilizam, sendo uma referência internacional na utilização dessa combinação de tipos de orçamentos.

Se a sua empresa quer desenvolver um orçamento empresarial inovador que reduza os gastos sem perder qualidade e nem produtividade, uma das melhores alternativas será essa combinação.

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A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil. 

Se você está buscando reduzir custos na sua empresa recomendamos a leitura dos nossos artigos abaixo que são exemplos reais de empresas que utilizam essa combinação (OBZ e matricial):