O orçamento base zero (OBZ) inverte a lógica em relação ao orçamento empresarial tradicional (incremental), porque no orçamento incremental normalmente faz a replicação dos valores de um determinado exercício para o próximo, presumindo que o exercício anterior não tinha gastos desnecessários ou supérfluos, além de estarem alinhados com o planejamento estratégico da empresa.

Porém isso normalmente não é uma realidade e o OBZ tem como principal objetivo eliminar os gastos desnecessários ou que não estejam alinhados com o planejamento estratégico, porque envolve os gestores no processo orçamentário e faz esses gestores terem que justificar todos os seus gastos, avaliando formas mais eficientes de realizar os gastos, a partir de uma base zero, ou seja, não considera os gastos do exercício anterior como verdadeiros.

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O OBZ é uma ferramenta estratégica utilizada pelas empresas na elaboração do planejamento orçamentário empresarial a partir de uma base zerada para um determinado período, ou seja, sem levar em consideração a base histórica de receitas, custos, despesas e investimentos de exercícios anteriores.

É recomendado o uso do OBZ quando a empresa está precisando fazer uma reestruturação para reduzir custos e despesas, sem comprometer a qualidade e a produtividade. Também é utilizado constantemente como metodologia de gestão orçamentária para empresas que buscam gastar os recursos de forma mais eficiente.

O OBZ é uma metologia mais trabalhosa que o orçamento de base histórica (incremental), diante disso vários gestores e consultores recomendam a sua utilização a cada 3 ou 5 ciclos orçamentários, intercalando os outros ciclos com o orçamento incremental.

Porém tem várias empresas que estão utilizando o OBZ para orçar todos os exercícios, isso vem sendo possível devido a evolução dos softwares de gestão orçamentária que agilizam e simplificam a realização do orçamento e principalmente o monitorando do orçado X realizado, mas cada empresa deve decidir o melhor formato para o seu modelo de negócio.

1) Permite uma alocação eficiente dos recursos;

2) Implantação de melhorias;

3) Detecta orçamentos inflacionados;

4) Maior motivação dos gestores;

5) Melhora a comunicação;

6) Elimina gastos obsoletos e/ou desnecessários;

7) Análise crítica dos gastos;

8) Alinhamento com o planejamento estratégico;

1) Consome mais tempo para ser realizado;

2) Maior dificuldade para controlar;

3) Requer treinamento específico;

Sim, todos as empresas podem utilizar o OBZ, porém o que acontece na prática é que a metodologia é mais apropriada para empresas médias e grandes, onde os resultados alcançados com a utilização da metodologia normalmente são melhores. 

A característica do negócio também deve ser considerada, porque tem empresas que tem grandes variações em suas atividades (vendas e produção) num curto período de tempo, então para empresas com essas características existem tipos de orçamentos que são mais recomendados, como o orçamento flexível ou o orçamento contínuo.

Depende do nível de eficiência que cada empresa tem na gestão dos seus custos e despesas, para empresas mais eficientes a economia normalmente gira em torno de 3% a 5% dos gastos analisados, para empresas menos eficientes a economia gira em torno de 10% a 15% dos gastos analisados.

Uma referência bastante utilizada como meta de economia para a primeira vez que a empresa vai utilizar o OBZ é 10% de economia.

Depende do investimento que a empresa vai fazer numa consultoria ou em profissionais internos para administrar o OBZ, também depende do tamanho da empresa e o que vai gerar de economia com a utilização dessa metodologia, mas normalmente o investimento é pago em poucos meses, não mais do que 6 meses.

A maior aderência do OBZ é para os custos e despesas fixas, onde a maioria das empresas que utilizam essa metodologia aplicam nesses grupos, porém o orçamento base zero também pode ser utilizado para despesas com pessoal, custos variáveis e receitas.

Sim, o OBZ pode ser combinado com outros tipos de orçamentos, entre eles o orçamento matricial, o orçamento participativo e o orçamento ajustado (forecast). A combinação que vem gerando melhores resultados é com o orçamento matricial.

Foi Peter Pyhrr, que era gerente de contabilidade da Texas Instruments Co, nos EUA, na década de 1960, deixando de utilizar a base histórica e fazendo o planejamento orçamentário empresarial a partir de uma base zero, ou seja, analisando detalhadamente todos os gastos como se a empresa estivesse começando novamente as suas atividades e justificando se os gastos continuavam alinhados com o planejamento estratégico.

O orçamento de base histórica consiste em replicar os valores realizados num exercício para o próximo exercício fazendo somente os ajustes necessário, essa metodologia também é conhecida como orçamento incremental.

A maior vantagem dessa metologia é a simplicidade e agilidade para fazer o orçamento empresarial, a maior desvantagem é replicar orçamentos inflados e/ou desalinhados com o planejamento estratégico, mantendo as distorções.

O grande diferencial do orçamento base zero é analisar detalhadamente cada gasto (atividade) até no nível base zero, que é uma abertura da variável base zero (conta contábil), realizando os orçamentos no nível base zero (atividade).

Essa análise detalhada dos gastos é um dos principais motivos para o OBZ gerar economias, porque é analisado no detalhe gasto a gasto, logicamente isso demanda um maior envolvimento dos gestores e um trabalho adicional, mas que normalmente vale apena. O gestor responsável tem que justificar cada gasto, para que a diretoria da empresa aprove a sua realização.

Nos demais tipos de orçamentos empresariais normalmente os valores orçados são por centro de custo, departamento, grupo de contas contábeis ou no máximo por conta contábil.

O limiar é o valor mínimo necessário para a empresa sobreviver no pior cenário de faturamento, realizando as suas atividades operacionais e atendendo a legislação vigente, também é conhecido como cenário de sobrevivência. 

A definição do limiar de cada atividade (gasto) é extremamente importante, porque o valor excedente do limiar será o pacote de decisão, também conhecido como incremento, ou seja, o pacote de decisão é o resultado do valor orçado menos o valor do limiar.

Os pacotes de decisão deverão ser priorizados pela diretoria da empresa, processo realizado na torre de prioridades do OBZ. Os pacotes de decisão são empilhados, sendo que quanto mais próximo a base da torre é mais prioritário e mais aderente a estratégia, sendo que a base da torre será o nº 1, que é o mais importante, o nº 2 é o segundo mais importante e assim por diante. 

O limiar, o pacote de decisão e a torre de prioridade estão entre os principais conceitos do OBZ.

A variável base zero (VBZ) corresponde a conta contábil do balanço patrimonial ou DRE – demonstrativo de resultado, sendo um nível intermediário do orçamento base zero.

O nível base zero (NBZ) é o último nível do orçamento base zero onde são orçados os valores e realizado o monitoramento. Esse nível é uma abertura da variável base zero (VBZ) e corresponde a um determinado gasto.

O primeiro nível do OBZ é a consolidação dos demais níveis. 

O segundo nível do OBZ são os pacotes de gastos, quando utilizado esse conceito que é originado do orçamento matricial.

O terceiro nível são as variáveis base zero - VBZ que são correspondentes as contas contábeis.

O quarto nível (último) são os níveis base zero – NBZ, que é onde são orçados os valores do OBZ.

Dessa forma para apurarmos os valores de um determinado orçamento base zero precisamos somar os níveis base zero nas suas respectivas variáveis base zero, que serão somadas nos seus respectivos pacotes de gastos e por fim a somatória dos pacotes de gastos serão o valor total do OBZ.

O gestor de pacote é um especialista num determinado tipo de gasto, como por exemplo, despesas de viagens, respondendo a um responsável por uma entidade (diretor, gerente geral, etc), fazendo um gerenciamento duplicado dos gastos, porém esses conceitos  foram criados no orçamento matricial, que foi criado para complementar o OBZ, desde então é muito comum o OBZ ser utilizado conjuntamente com o orçamento matricial.

A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, com consultoria e software especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e do Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados.

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