6 formas de melhorar a gestão comercial com redução dos custos
6 formas de melhorar a gestão comercial com redução e otimização de custos, melhoria da produtividade e aumento da eficiência, utilizando o OBZ.
Publicado por: Elizeu Samuleski | 16/08/2020
Toda grande empresa tem gastos com a gestão comercial, onde é extremamente necessário para o desenvolvido de algumas atividades chaves, como vendas, marketing, faturamento, atendimento a clientes e representantes, etc, mas esses gastos podem comprometer os resultados da empresa.
Nesse artigo vamos trazer algumas melhorias implantadas em empresas que reduziram os gastos com a gestão comercial, aumentando a produtividade e a lucratividade através de melhorias analisadas na gestão orçamentária, com a metodologia orçamento base zero e do orçamento matricial.
Abaixo segue as dicas para otimizar os gastos com 6 atividades comerciais.
Sumário - formas de melhorar a gestão comercial
Automação da gestão comercial
É comum as empresas terem metas para os representantes, metas para os clientes, cotas de vendas, relatórios de comissões, políticas comerciais, descontos adicionais conforme atingimento das metas, etc, onde é normal que essas atividades sejam realizadas de forma manual, porém o ideal é utilizar os sistemas de gestão da empresa para automatizar a gestão comercial da empresa, agilizando a execução dessas atividades, além de reduzir os custos.
Convenções de vendas e treinamentos
As convenções de vendas e treinamentos para as equipes comerciais tradicionalmente eram realizadas presencialmente, mas nos últimos anos uma boa alternativa aos tradicionais eventos presenciais são as videoconferências, reduzindo custos de viagens, alimentação e hospedagens, além de serem mais rápidas para serem organizadas.
Não precisa eliminar os treinamentos presenciais, mais desenvolver um calendário com os dois tipos de eventos. Atualmente tem equipamentos e sistemas de teleconferência com um bom nível de desempenho.
Esses eventos por videoconferências foram potencializados pela pandemia provocada pelo coronavírus, agilizando o aculturamento das empresas nesse tipo de ferramenta, criando uma grande alternativa para as empresas serem mais ágeis, reduzindo os seus custos.
Material de marketing impressos
Os materiais de marketing impressos são boas ferramentas para alavancar as vendas, mas tem um custo elevado para a impressão dos materiais, além de todos os custos de distribuição desses materiais para os representantes, vendedores e clientes, demandando um tempo elevado para esse gerenciamento.
Uma alternativa é a substituição de parte dos materiais impressos por digitais, agilizando o processo de distribuição para a equipe comercial, além de permitir a utilização desses materiais nas redes sociais.
Normalmente não é recomendado a eliminação de todos os materiais impressos, mas um modelo misto entre materiais impressos e materiais digitais, aumentando a sinergia entre os setores de marketing e vendas.
Pedidos
A emissão dos pedidos físicos já é coisa do passado, mas é normal que a administração dos pedidos digitais gaste um tempo elevado da equipe comercial, a automatização dessa rotina pode representar um grande ganho de produtividade sem comprometer a qualidade, além de agilizar o fluxo dos pedidos.
Configure o seu ERP para que a maior parte da administração dos pedidos seja realizada de forma automática, sem a execução de rotinas manuais, alguns exemplos de automação são:
- o envio do pedido do comercial para o financeiro de forma automática sem a interferência manual;
- a parametrização da política comercial por cliente, como condição de pagamento, descontos, transportadora, etc, fazendo com que o pedido seja importado de forma correta, sem a necessidade de nenhuma manutenção manual;
- automatize as exceções, como negociações especiais, desconto adicionais por atingimento de metas de vendas, alteração de comissionamento, etc, porque normalmente as exceções são o que gastam um maior tempo da equipe comercial;
Faturamento
No faturamento é frequente ter atividades que geram perda de tempo ou produtividade baixa, como pedidos que demoram para serem faturados, porque faltou itens, por não estarem prontos, por erro no sistema, por falta de matéria-prima, etc.
Isso gera retrabalhos e perda de produtividade, deixando o pessoal do faturamento e os motoristas parados aguardando a resolução dos problemas. Faça um trabalho prévio para melhorar os processos do faturamento, esses ajustes das rotinas do faturamento pode representar um ganho de produtividade operacional, reduzindo os seus custos comerciais.
Atendimento ao cliente
É normal o setor de atendimento ao cliente gastar muito tempo para atender alguns problemas repetitivos, isso acontece por várias razões, como falta de treinamento da equipe comercial para resolver determinadas situações, erros de produção, uma comunicação deficiente com os clientes, a falta de sistemas confiáveis para consultar prazos de entregas, assistências técnicas repetitivas, etc.
A melhor solução é trabalhar na “raiz dos problemas” para reduzir o número de atendimentos, por exemplo se a equipe faz 10 atendimentos por dia para resolver um determinado problema de assistência técnica, a solução é trabalhar para eliminar esse problema, consequentemente eliminando os atendimentos.
Isso é uma solução lógica e simples, mas com a rotina diária muitas equipes comerciais ficam tratando o problema em invés de resolver a causa. Faça uma análise na sua empresa e provavelmente vai encontrar várias situações como essas, que estão “roubando” a sua produtividade e comprometendo os seus custos.
Caso tenha interesse em outras dicas para reduzir os custos na sua empresa recomendamos a leitura do nosso artigo: Por que não consigo reduzir custos na minha empresa?
E o artigo: Como reduzir custos com software.
Se você quer aumentar o seu faturamento com lucro, recomendamos a leitura do nosso artigo: Como aumentar o faturamento com lucro.
Gostaria de conhecer os principais tipos de orçamentos empresariais clique aqui.
Conclusões
De modo geral devemos buscar o aumento da produtividade da gestão comercial, com a automatização dos processos e rotinas comerciais, digitalização de materiais, utilização de videoconferências e eliminação dos problemas que geram retrabalhos.
São dicas simples, mas que muitas vezes são negligenciadas com a correria do dia a dia, ter um gestor responsável pela melhoria da produtividade operacional é uma boa alternativa, além de envolver o setor de TI para ajudar nesse processo.
A utilização de uma metodologia de gestão orçamentária que ajuda analisar essas atividades também é uma boa alternativa, sendo que o orçamento base zero pode ser a ferramenta que ajudar a sua empresa analisar todas as atividades que estão com pouca produtividade, aumentando os seus custos.
Se tiver interesse de conhecer o orçamento base zero entre em contato conosco que teremos o maior prazer de fazer uma apresentação.
Trabalhamos por produtividade, ou seja, a sua empresa vai investir somente alguns meses de economia gerada com a implantação do OBZ e do orçamento matricial, onde temos um software especialista nessa metodologia, para conhecer a nossa forma de trabalho consulte os nossos planos e preços.