Com o avanço tecnológico, da Indústria 4.0, dos aplicativos, do e-commerce, da internet, do marketing digital, entre outros, os custos das empresas com software está aumentando exponencialmente.

Porém a análise não deve ser apenas dos custos, mas da relação custo X benefício, então se os investimentos em software estão trazendo retorno, a empresa está no caminho certo.

Não acompanhar esse avanço tecnológico para não aumentar os custos com software deixou de ser uma opção a muito tempo, dessa forma o objetivo da empresa deve ser otimizar o máximo possível os investimentos em software, buscando inovar e melhorar os resultados.

Nesse artigo vamos trazer alternativas para alcançar esse objetivo.

Sumário – Custos com software

Tem alguns softwares que são básicos aos usuários de praticamente todas empresas e normalmente não agregam valor ao negócio, mas são necessários para a execução das rotinas.

Um exemplo é o pacote office (planilha, texto e apresentação), onde o mais comum é o pacote da Microsoft (word, excel e powerpoint) o qual tem um custo elevado de licenciamento, mas tem pacote office grátis com um bom nível de desempenho, como o LibreOffice.

Para usuários mais avançados, principalmente os que utilizam macros nas planilhas, o LibreOffice tem um desempenho inferior, mas a maioria dos usuários do pacote office conseguem ser bem atendidos com a solução do LibreOffice, eliminando o custo de licenciamento.

Uma boa alternativa é os usuários que precisam de uma solução mais avançada trabalharem com o pacote da Microsoft e os demais usuários trabalharem com o pacote do LibreOffice, até porque esses 2 softwares se comunicam, sendo que um arquivo criado num sistema pode ser acessado no outro.

Outro sistema básico é o sistema operacional, sendo que o mais usual é o Windows da Microsoft que tem licenciamento, o qual tem a opção de ser substituído pelo Linux que é grátis, essa é outra oportunidade que deve ser analisada a viabilidade da troca.

Existem vários outros sistemas que as empresas normalmente utilizam, como sistemas para servidores, banco de dados, Photoshop, antivírus, gerenciamento de rede, gerenciamento de acesso a internet, projetos, etc, que tem sistemas grátis e podem ser analisada a viabilidade da troca.

Analise as necessidades da sua empesa e caso seja possível utilizar os softwares free (grátis) sem comprometer a qualidade do seu negócio, é uma forma de reduzir os custos com os softwares.

Caso não encontrou uma solução grátis que atenda a sua necessidade, a recomendação é contratar uma solução compatível com as suas necessidades.

É muito comum as empresas contratarem um software de ponta, com vários recursos disponíveis, mas que a empresa não tinha necessidade de todos esses recursos, então se você precisa de um carro popular 1.0 para sua empresa, por que está comprando uma Ferrari?

A dica é buscar um software com o melhor custo X benefício possível, vamos a um exemplo, a empresa precisa de um sistema antivírus que proteja os sistemas adequadamente, então deve contratar um sistema de antivírus que atenda esse objetivo, não precisa contratar o melhor sistema do mercado e utilizar somente uma parte dos recursos desse sistema.

Quanto maior o tamanho da empresa, maior é a necessidade da infraestrutura (servidores, redes, computadores, impressoras, etc), consequentemente a empresa precisa gerenciar essa infraestrutura, para que a mesma atenda as necessidades de desempenho, disponibilidade e segurança.

Porém esse gerenciamento normalmente tem um custo elevado com hardware e software, além da equipe interna de T.I. para administrar, isso ocorre porque tem que manter todos os sistemas atualizados, licenciamentos em dia, backups, velocidade, etc.

Uma alternativa que pode reduzir custos, melhorando o desempenho e a segurança é a hospedagem em nuvem, porque a empresa consegue contratar o espaço e velocidade conforme a sua necessidade, sendo que o fornecedor de Cloud (hospedagem em nuvem), é o responsável por manter a velocidade, disponibilidade e a segurança dos dados.

Todo esse trabalho de atualizar o antivírus dos servidores, fazer backup, melhorar o desempenho de processamento, atualizar os sistemas operacionais, custos de licenciamento, etc, deixa de ser realizado internamente, além de reduzir o trabalho operacional da equipe de T.I., aumenta a confiabilidade, porque esses serviços são realizados por especialistas.

A terceirização do setor de T.I da sua empresa é outra alternativa para reduzir os custos, essa opção normalmente é viável para empresas com poucos funcionários e com infraestrutura pequena, porque você consegue contratar um serviço mais qualificado, com um custo menor do que ter uma equipe interna.

Para atender as necessidades da empresa é normal ter que customizar os sistemas, para que os processos internos da empresa sejam atendidos de forma satisfatória, melhorando a produtividade.

A customização dos sistemas, principalmente dos ERPs normalmente tem um custo elevado, então a empresa precisa desenhar os processos da melhor forma possível para fazer esse investimento valer apena.

Primeiramente deve ser realizada uma análise se tem algum processo que já é contemplado pelo ERP ou outro sistema que está sendo analisado, se já é contemplado pelo sistema e atende a necessidade da empresa, elimina uma customização desnecessária.

Caso realmente o processo que a empresa necessita não seja contemplado, uma alternativa é cotar com o fornecedor do próprio software e com outros fornecedores de programação de software. Normalmente o custo da empresa proprietária do sistema é mais elevado, mas mantém a garantia do produto. 

A contratação de uma empresa terceirizada para customizar um software de outro fornecedor pode ficar menos custoso, a desvantagem é perder a garantia do software naquele processo customizado, mas é uma alternativa que deve ser analisada.

Lembrando que toda customização deve trazer um retorno maior do que o valor gasto para a sua implantação.

Invista na qualificação da sua equipe, através de treinamentos, porque quanto maior for o conhecimento da sua equipe, melhor a empresa conseguirá aproveitar o potencial dos software contratados, conseguindo potencializar o custo X benefício.

Um maior conhecimento também vai reduzir a contratação de consultores terceirizados para dar suporte na utilização dos sistemas, além de melhorar a tomada de decisões, o que vai resultar em processos melhores e uma maior produtividade na empresa.

A melhoria do conhecimento também propicia um redesenho de processos produtivos, comerciais, financeiros, etc, ou seja, a combinação do conhecimento, sistemas e processos é que vai alavancar a produtividade e a inovação na sua empresa, criando diferenciais competitivos e melhorando a relação investimento e retorno dos softwares. 

A inovação dos produtos e serviços deve ser constante para que a empesa se mantenha competitiva no mercado, mas para isso ser possível deve-se utilizar novas tecnologias acompanhando as tendências tecnológicas.

A conexão de uma tecnologia nova com os produtos e serviços da empresa nem sempre é uma tarefa fácil, porque demanda conhecimento da equipe interna para implantar e potencializar essa tecnologia. 

Outro ponto importante é que novas tecnologias podem substituir tecnologias anteriores, com um nível maior de desempenho e com um custo menor. Isso acontece constantemente com vários softwares, desde antivírus, gerenciamento de rede, gerenciamento de internet, etc.

Então ficar atento as novas tecnologias pode significar uma boa redução dos gastos com software, além de melhorar os processos.

Os gestores da sua empresa, principalmente o gestor responsável pelo setor de T.I, devem estar sempre buscando alternativas para melhorar a relação custo X benefício dos gastos com software, potencializando os sistemas para criar diferenciais competitivos na empresa.

A análise dos softwares grátis e/ou mais econômicos aderentes com a necessidade da empresa é fundamental para que a empresa não gaste valores desnecessários.

Se você está buscando reduzir custos na sua empresa sem comprometer a qualidade e nem a produtividade recomendamos a leitura dos nossos artigos abaixo:

Artigo: 6 formas de melhorar a gestão comercial com redução dos custos.

Artigo: Como reduzir custos com logística e aumentar os lucros na sua empresa.

Artigo: Como aumentar os lucros? 8 dicas para reduzir os custos administrativos.

Artigo: Como reduzir custos fixos na empresa? Dicas práticas.

E o artigo: Como reduzir custos com seguros_7 dicas para economizar.

Outra dica é quando possível trabalhe a redução de custos e despesas pela ótica dos ganhos e não pela ótica da perda, recomendamos a leitura do nosso artigo: Por que não consigo reduzir custos na minha empresa? Esse artigo vai abordar como fazer as reduções pela ótica dos ganhos.

Mas se você quer aumentar o seu faturamento com lucro, recomendamos a leitura do nosso artigo: Como aumentar o faturamento com lucro.

Essas reduções de custos foram alcançadas através da gestão orçamentária, com a metodologia do orçamento base zero e orçamento matricial, a XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, que tem um sistema especialista na metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

Utilize o orçamento empresarial para reduzir os seus custos e melhorar os resultados.