Uma das perguntas mais recorrentes nas empresas é como aumentar os lucros? 

Para essa pergunta existem várias respostas possíveis, como aumentar o faturamento, aumentar os preços, comprar por um custo menor as matérias-primas ou os produtos de revenda, reduzir a carga tributária, reduzir os custos fixos, entre outras ações.

Nesse artigo vamos abordar como reduzir os custos fixos administrativos, porque as outras ações citadas acima normalmente dependem de fatores externos, que normalmente são mais difíceis para a empresa fazer. Um exemplo disso é aumentar os preços, será que os clientes vão aceitar?

É comum que os custos administrativos sejam extremamente relevantes para as empresas, principalmente os custos com pessoal, como também é comum que parte das atividades desenvolvidas pelos funcionários sejam desnecessárias, porque não agregam nenhum valor para a empresa, apenas geram custos que comprometem a lucratividade.

Você deve estar se perguntando como posso fazer para descobrir que atividades são essas? E como posso eliminar esses desperdícios de tempo e de dinheiro?

Abaixo vamos trazer algumas melhorias implantadas em empresas que reduziram os custos com pessoal administrativo, através da análise das atividades desenvolvidas pelo pessoal administrativo. 

A conciliação bancária é o processo de lançar o movimento bancário nos módulos  financeiro e contábil do ERP da empresa, então quanto maior o movimento financeiro da empresa, maior será o trabalho envolvido nessa atividade. 

Se esse processo de lançamento e conferencia entre extratos bancários e ERP da empresa, não for realizado de forma automatizada essa atividade pode consumir um tempo elevado, como 2, 4 ou até 8 horas dias, dependendo do volume de lançamentos.

Já participei de uma automatização da conciliação bancária numa empresa que levava de 3 a 4 horas por dia para realizar essa atividade e reduzimos para 15 a 30 minutos diários, com uma customização no ERP para automatizar essa rotina, além da melhoria dos processos.

A dica em relação a essa atividade é que se tiver demorando mais que 30 minutos diários na sua empresa, é provável que tenha margem para ser melhorado o processo e/ou o sistema de gestão, reduzindo o tempo e melhorando a produtividade.

A cobrança escritural já é bem difundida nas empresas, com o envio dos títulos para o banco via arquivo digital, importação do arquivo retorno e até a baixa automática dos títulos no ERP da empresa.

Além desses recursos existem outros, como a impressão da segunda via direta pelo cliente e o envio automático dos títulos por e-mail, recursos esses que ajudam a melhorar a produtividade em relação a cobrança escritural.

Esse processo não deve demorar mais que uns 60 minutos por dia na sua empresa, se isso estiver acontecendo provavelmente a sua empresa não está utilizando todos os recursos disponíveis na cobrança escritural, nesse caso deverá reavaliar os seus processos para melhorar a produtividade.

Pessoa monitorando processos automatizados

Alguns anos atrás foi criado o DDA – débito direto autorizado, que resumidamente é a substituição dos boletos físicos por digitais, esse processo facilitou ainda mais a comunicação dos bancos com os ERPs das empresas, facilitando ainda mais a automatização dos pagamentos.

A automatização do contas a pagar é possível através do pagamento escritural, que é o pagamento de vários títulos numa única remessa via arquivo digital, é a mesma lógica da cobrança escritural.

Por exemplo, se a empresa tiver 100 títulos para pagar num dia ela pode pagar numa única remessa, importando o arquivo retorno e realizando a baixa automática dos títulos do contas a pagar no ERP da empresa. 

Caso a sua empresa ainda não tem implantado o pagamento escritural e está pagando os títulos no site do banco e baixando manualmente no ERP, está fazendo um trabalho manual e desnecessário, que não agrega nenhum valor ao seu negócio, pelo contrário agrega custos.

A conferência dos títulos a pagar que é uma etapa anterior ao pagamento e que também costuma consumir bastante pode ser automatiza, se a sua empresa está lendo manualmente o código de barra no momento de pagar ou de gerar o arquivo do pagamento escritural, saiba que essa inclusão do código de barras no título pode ser realizada automaticamente, importando o código de barras direto do DDA (débito direto autorizado) para o título do contas a pagar no ERP.

Se a sua empresa está demorando mais que 2 horas por dia para conferir os boletos e realizar os pagamentos, a dica é automatizar os pagamentos para melhorar a produtividade do pessoal envolvido no contas a pagar.

A análise de crédito também pode ser automatizada, onde a empresa define e parametriza os critérios da política de crédito, autorizando a venda e liberando os pedidos do financeiro para a produção que se enquadram nessas condições de forma automática.

Essa automatização normalmente é vantajosa para empresas que trabalham com uma quantidade grande de clientes e/ou com valores baixos por pedido, reduzindo o tempo da análise de crédito e agilizando o trabalho da equipe comercial na ponta.

A Serasa faz customizações para administrar essa rotina, integrando a consulta de crédito do Serasa com as políticas de crédito da empresa, vamos a um exemplo.

A Serasa tem várias faixas de rating (classificação de risco), então a empresa define que os clientes com risco de A até D e que o valor do pedido seja inferior a 10% do faturamento presumido da empresa terão a sua aprovação automática. 

Nesse exemplo todos os pedidos que se enquadrarem nesses parâmetros serão aprovados e liberados de forma online, ou seja, o vendedor tem esse retorno instantâneo e já sai do cliente com a venda aprovada, sem nenhuma intervenção manual. Caso não se enquadre nessas condições o pedido vai para a análise de crédito.

A recepção dos visitantes e atendimento telefônico normalmente demandam bastante tempo, mas existem formas de melhorar essas atividades com otimização do tempo.

Cada empresa tem as suas particularidades, mas cada vez mais tem ferramentas para otimizar e melhorar o atendimento a clientes e parceiros, como por exemplo  uma central telefônica com autoatendimento, robôs de atendimento, whatsapp corporativo, etc.

A utilização dessas ferramentas dever ser para agilizar o atendimento e reduzir o tempo de execução das rotinas, mas sempre com o objetivo de manter ou melhorar padrão de atendimento aos clientes e parceiros.

Outra função que pode ser melhorada ou até eliminada é a de motorista ou office boy, isso porque é comum que as atividades desenvolvidas por esse funcionário não sejam analisadas, por exemplo ir no mercado comprar materiais de expediente ou cozinha, mas é fácil encontrar fornecedores que entregam na empresa. 

Fazer serviços bancários, mas a maioria desses serviços podem ser realizados via internet, entre outros serviços que podem ser realizados sem a necessidade de ter alguém se deslocando para realizar, o que pode significar uma otimização dessa função ou até na sua eliminação.

Se você tem alguém na empresa só fazendo atividades externas, como ir ao banco, compras no mercado, ir no cartório, compras diversas, etc, provavelmente você consegue eliminar a maior parte dessas atividades com pequenos ajustes operacionais, eliminando essa função ou pelo reduzindo boa parte do tempo, liberando o funcionário para realizar outras atividades que agregam valor ao seu negócio.

No setor de recursos humanos também é frequente a realização de rotinas desnecessárias, como por exemplo o pagamento dos salários em cheques, relatórios e planilhas preenchidas manualmente que podem ser automatizados, etc.

Os salários podem ser pagos por arquivo digital, então se sua empresa paga com cheque ou depósito é outro ponto de melhoria.

Muitas vezes o setor de RH gera uma série de relatórios para vários setores ou gestores da empresa, muitos deles com informações repetidas, uma dica é padronizar os relatórios fornecidos pelo RH, reduzindo o tempo gasto com essa atividade. 

Várias vassouras simbolizando produtividade no serviço de limpeza

Os serviços de limpeza demandam um tempo grande e pode ter vários funcionários envolvidos nessa atividade, mas a utilização de equipamentos adequados pode agilizar a execução dos serviços, reduzindo os custos. 

Por exemplo, rodos e vassouras grandes, esticadores para limpar lugares de difícil acesso, carrinhos, limpadores de vidros, etc.

Analise as atividades de limpeza e serviços gerais, para melhorar a produtividade, gerando uma economia com a manutenção da qualidade dos serviços.

Essas melhorias foram desenvolvidas em empresas através da análise das atividades das funções realizadas pelos funcionários.

Ao analisar uma determinada função é normal encontrar atividades que estavam sendo realizadas, mas que eram desnecessárias, outras atividades que estavam sendo realizadas de forma manual e poderiam ser automatizadas pelos sistemas e outras atividades que poderiam ser melhoradas com melhoria dos processos.

Uma metodologia de gestão orçamentária que prevê uma revisão por atividade é orçamento base zero, além de ser uma excelente ferramenta de gestão orçamentária, que pode ser muito útil para melhorar a produtividade administrativa na sua empresa.

De modo geral devemos buscar o aumento da produtividade do pessoal administrativo, para reduzir os custos com pessoal e melhorar os resultados da empresa, podemos fazer isso com uma avaliação das atividades desenvolvidas por todos os colaboradores, automatizando o que for possível e eliminando atividades desnecessárias. 

O setor de TI pode ser fundamental para ajudar a melhorar as rotinas administrativas, principalmente quando envolver os sistemas de gestão da empresa.

A utilização de uma gestão orçamentária pode dar suporte nesse processo, sendo que a metodologia do orçamento base zero pode ajudar a alcançar esses objetivos.

Esperamos ter apresentado algumas sugestões de melhorias dos processos administrativos que sejam úteis para a sua empresa. 

A XR Orçamentos é uma startup em gestão orçamentária inovadora, sistematizando a metodologia do Orçamento Base Zero e Orçamento Matricial que ainda são pouco conhecidas no Brasil, mas que tem alto impacto na redução de custos e despesas, além de melhorar a eficiência operacional e administrativa das empresas, melhorando os resultados. 

Caso tenha interesse de conhecer o nosso sistema de gestão orçamentária e a nossa metodologia, solicite uma apresentação que teremos o maior prazer de mostras.